Una nómina no termina cuando se transfiere el neto al trabajador. Deja en el balance tres pasivos de nómina que se pagan en fechas distintas: los seguros sociales (cuota obrera y empresarial) a la Tesorería General de la Seguridad Social, las retenciones de IRPF a la Agencia Tributaria y, si aún no se ha pagado, el neto al trabajador. Llevarlos en cuentas separadas permite cuadrarlos uno por uno.
Las cuentas del PGC
| Cuenta | Qué recoge | Se cancela con |
|---|---|---|
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | Gasto por la cuota empresarial | No se cancela; es gasto del ejercicio |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | Cuota obrera + cuota empresarial pendientes | Pago de la liquidación del mes |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | IRPF retenido en nómina | Modelo 111 |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | Neto pendiente de pagar | Transferencia al trabajador |
| 471 Organismos de la Seguridad Social, deudores | Importes a cobrar de la Seguridad Social (por ejemplo, pago delegado de incapacidad temporal) | Compensación en la liquidación |
Cuota obrera y cuota empresarial
La cuota obrera se descuenta del salario bruto: es dinero del trabajador que la empresa ingresa por él. La cuota empresarial es un gasto adicional de la empresa. Ambas se ingresan juntas en la liquidación mensual a través del Sistema RED y del Sistema de Liquidación Directa, normalmente dentro del mes siguiente al devengo. Los tipos de cotización y las bases se actualizan cada año con la orden de cotización, así que conviene tomarlos siempre del programa de nóminas y no de una tabla propia.
Ejemplo del ciclo mensual
En marzo, la nómina de una SL genera 800 € de cuota obrera, descontada del bruto, y 3.950 € de cuota empresarial.
| Momento | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Nómina de marzo | 640 Sueldos y salarios (bruto completo, del que 800 € son cuota obrera) | bruto | |
| Nómina de marzo | 476 Org. Seguridad Social, acreedores (cuota obrera) | 800 | |
| Nómina de marzo | 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 3.950 | |
| Nómina de marzo | 476 Org. Seguridad Social, acreedores (cuota empresarial) | 3.950 | |
| Cargo en abril | 476 Org. Seguridad Social, acreedores | 4.750 | |
| Cargo en abril | 572 Bancos | 4.750 |
La cuota obrera no añade gasto: ya está dentro del bruto de la 640 y simplemente se paga a la Tesorería en lugar de al trabajador. El resto del bruto se reparte entre la 4751 y la 465, como en cualquier nómina.
Cuentas de nómina en detalle
Más allá de las cuatro cuentas básicas, conviene decidir de antemano cómo se desglosan y qué cuentas auxiliares se usan:
| Necesidad | Cuenta | Criterio |
|---|---|---|
| Separar la cuota empresarial por contingencias o por centro | subcuentas de la 642 | útil para analizar el coste de accidentes de trabajo o de cada centro |
| Distinguir retenciones de trabajo y de profesionales | subcuentas de la 4751 | el modelo 111 las declara en casillas distintas |
| Neto pendiente de transferir | 465 | hace de cuenta puente entre devengo y pago |
| Aportaciones a un plan de pensiones de empleo de aportación definida | 643 | gasto del periodo en que se devenga la aportación |
| Aportaciones devengadas pendientes de ingresar en el plan | 466 Remuneraciones mediante sistemas de aportación definida pendientes de pago | se cancela al transferir al plan |
| Compromisos de prestación definida | 644 y 140 | requieren cálculo actuarial |
La 465 como cuenta puente. El neto de la nómina se abona a la 465 al devengar y se carga al transferir. Si la empresa paga con una remesa bancaria, la 465 debe quedar a cero el día del cargo; un saldo residual señala un trabajador sin pagar o una transferencia duplicada. No uses la 555 Partidas pendientes de aplicación ni una cuenta de banco para dejar el neto “aparcado”: se pierde el detalle por trabajador.
Retenciones. Dentro de la 4751, una subcuenta para rendimientos del trabajo y otra para actividades profesionales permiten cuadrar cada casilla del 111 sin listados auxiliares. El saldo a fin de trimestre debe coincidir con lo que se va a declarar.
Pensiones. En los planes de aportación definida, la empresa solo se obliga a aportar una cantidad: la aportación devengada es gasto en la 643 y, si se ingresa en el plan al mes siguiente, queda pendiente en la 466. En los de prestación definida, la empresa garantiza una prestación futura y debe reconocer una provisión en la 140 con cálculo actuarial, algo poco habitual en pymes. Fiscalmente, las contribuciones a planes de pensiones de empleo son deducibles cuando se imputan a los trabajadores, mientras que las dotaciones a fondos internos no lo son hasta que se pagan las prestaciones (artículo 14 de la LIS).
Bonificaciones e incapacidad temporal
Las bonificaciones en la cotización reducen la cuota empresarial que cobra la Tesorería; si son significativas, lo recomendable es mantener la 642 por la cuota íntegra y llevar la bonificación a la 740 como subvención de explotación. Las prestaciones por incapacidad temporal que la empresa adelanta en pago delegado se descuentan de la liquidación: se reflejan en la 471 o compensando directamente la 476, según el programa. Ver bonificaciones en seguros sociales.
Cuadre mensual
Al cierre de cada mes, el saldo de la 476 debe coincidir con la liquidación pendiente de pago según el Recibo de Liquidación de Cotizaciones, y el de la 4751 con las retenciones del trimestre en curso que aún no se han declarado. Si la 476 arrastra saldos de meses anteriores, suele haber un pago contabilizado contra otra cuenta o una liquidación complementaria sin registrar. El procedimiento está en conciliación de nóminas antes de presentar y en conciliar seguros sociales.