Un cliente que no paga pasa por dos fases contables. Mientras el cobro es dudoso, se registra un deterioro que reduce el valor del crédito sin darlo por perdido. Cuando es definitivamente incobrable (concurso concluido sin pago, acuerdo de quita, prescripción), se da de baja como pérdida. El IVA y el Impuesto sobre Sociedades tienen reglas propias que conviene conocer antes de hacer el asiento.
Las cuentas
| Cuenta | Uso |
|---|---|
| 436 Clientes de dudoso cobro | Reclasificación del saldo del cliente en riesgo |
| 694 Pérdidas por deterioro de créditos por operaciones comerciales | Gasto por el deterioro |
| 490 Deterioro de valor de créditos por operaciones comerciales | Corrección de valor que resta de clientes |
| 794 Reversión del deterioro de créditos por operaciones comerciales | Ingreso si el riesgo desaparece |
| 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables | Baja definitiva |
El PGC admite dos sistemas: un deterioro individualizado, cliente por cliente, o una estimación global del riesgo de la cartera. En pymes lo habitual es el individualizado.
Del dudoso cobro a la baja
Factura de 6.050 € (5.000 € + IVA) a un cliente que entra en concurso.
| Momento | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Reclasificación | 436 Clientes de dudoso cobro | 6.050 | |
| Reclasificación | 430 Clientes | 6.050 | |
| Deterioro al cierre | 694 Pérdidas por deterioro de créditos | 5.000 | |
| Deterioro al cierre | 490 Deterioro de valor de créditos | 5.000 |
Si al año siguiente el concurso termina sin pago y se ha recuperado el IVA mediante factura rectificativa:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 490 Deterioro de valor de créditos | 5.000 | |
| 794 Reversión del deterioro | 5.000 | |
| 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables | 5.000 | |
| 477 HP IVA repercutido (rectificativa) | 1.050 | |
| 436 Clientes de dudoso cobro | 6.050 |
El deterioro se ha calculado sobre la base sin IVA porque el IVA se recupera por otra vía.
Fiscalidad en el Impuesto sobre Sociedades
El artículo 13 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades admite la deducción del deterioro de un crédito cuando, al devengo del impuesto, se da alguna circunstancia como el transcurso de seis meses desde el vencimiento, la declaración de concurso del deudor o la reclamación judicial. No son deducibles, salvo excepciones, los deterioros de créditos con entidades públicas ni con partes vinculadas. Las empresas de reducida dimensión cuentan además con un régimen de deterioro global limitado.
Recuperar el IVA
La Ley del IVA (artículo 80) permite reducir la base imponible de una factura impagada cuando el crédito cumple los requisitos de incobrable o cuando el deudor está en concurso, mediante factura rectificativa y comunicación a la Agencia Tributaria en plazos breves. Los plazos y requisitos son estrictos; revísalos en rectificar el IVA de facturas incobrables antes de que venzan.
Documentación
Guarda la reclamación (burofax, requerimiento notarial o demanda), la información del concurso y el cálculo del deterioro. Sin esa documentación, el gasto no se sostiene ante una comprobación. Ver revisión de antigüedad de clientes y recobro amistoso de impagados.