Una factura en disputa es la que una de las partes no acepta: el precio no es el pactado, la cantidad no coincide con lo entregado, el servicio no se prestó como se esperaba. Mientras dure, la factura no se cobrará o no se pagará con normalidad. El riesgo no está en la disputa en sí, sino en que se quede sin dueño y sin plazo.
Cuando discute el cliente
- Registra la incidencia en la ficha de la factura: fecha, motivo y contacto.
- Suspende los recordatorios automáticos de esa factura; reclamar algo que el cliente discute con motivo deteriora la relación.
- Separa lo discutido de lo no discutido: si el desacuerdo es parcial, pide el pago de la parte aceptada.
- Resuelve: o la empresa mantiene la factura y el cliente paga, o emite una factura rectificativa por la parte reconocida.
- Cierra la incidencia en el sistema.
| Resultado | Reflejo contable |
|---|---|
| El cliente paga | Cobro normal |
| Rectificativa parcial | 708/709 o 705 y 477 contra 430 |
| Anulación total | Rectificativa por el total |
| Reclamación judicial | La factura sigue en 430/436; valorar deterioro |
Una factura que se reduce porque el cliente tenía razón se corrige con rectificativa, no dándola por incobrable: la rectificativa reduce también el IVA repercutido. Ver abonos y correcciones de facturas.
Cuando la empresa discute la factura del proveedor
La factura se registra al recibirla, porque es un documento y la deuda puede existir; si se discute su validez completa (un servicio no contratado), puede rechazarse y no registrarse. En el caso habitual de discrepancia parcial:
- marca la factura como bloqueada para pago en el sistema, con el motivo, para que no entre en la remesa de transferencias
- pide al proveedor la rectificativa por la diferencia
- si la factura ya se ha registrado con IVA deducido, el IVA se ajusta cuando llegue la rectificativa
Con la factura electrónica B2B, el rechazo y la aceptación quedarán registrados como estados de la factura; ver aceptación y rechazo de facturas electrónicas.
Al cierre
| Situación | Tratamiento |
|---|---|
| Cliente discute y es probable una rectificativa | Reconocer el ajuste esperado (provisión o deterioro) |
| La empresa discute a un proveedor | La deuda se mantiene hasta que haya acuerdo |
| Disputas largas con importes relevantes | Evaluar con la asesoría o el auditor |
Seguimiento
Mantén una lista de disputas abiertas con importe, antigüedad y responsable, y revísala en la reunión de cierre con la dirección. Una disputa de más de dos meses sin avances necesita una decisión, no otro correo. Relacionado: rutina de control de cobros.