Los impagos rara vez empiezan como impagos: empiezan como facturas que nadie revisa. Una rutina de control de cobros de media hora a la semana, con pasos fijos, evita que una factura vencida de diez días se convierta en un problema de noventa. Lo importante es la constancia, no la intensidad.
La rutina semanal
| Día | Tarea |
|---|---|
| Lunes | Aplicar los cobros de la semana anterior a sus facturas; revisar cobros sin identificar |
| Lunes | Sacar el listado de facturas vencidas por antigüedad |
| Martes | Enviar recordatorios según el tramo |
| Martes-miércoles | Llamar a los clientes con importes relevantes vencidos |
| Viernes | Actualizar el estado de cada reclamación y los compromisos de pago |
Recordatorios escalonados
- Antes del vencimiento (opcional, para clientes nuevos o importes altos): aviso amable con la factura adjunta.
- A los pocos días del vencimiento: recordatorio con copia de la factura y datos de pago.
- Segunda semana: llamada a la persona que gestiona los pagos, no solo al contacto comercial.
- Un mes: comunicación formal con fecha límite y aviso de intereses de demora.
- Después: requerimiento fehaciente (burofax), suspensión de nuevos pedidos y valoración de un procedimiento monitorio.
Intereses y compensación por costes de cobro
Entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad permite reclamar intereses de demora desde el vencimiento sin necesidad de aviso, al tipo legal que se publica cada semestre, y una cantidad fija por costes de cobro. Muchas empresas no los cobran, pero mencionarlos en la comunicación formal suele acelerar el pago. Si se cobran, son ingreso financiero (769), no venta.
Registrar compromisos
Anota en la ficha del cliente cada promesa de pago con fecha e importe. Si llega el día y no se cumple, el siguiente paso de la escalera se da sin más debate interno. Para acuerdos de pago a plazos, aplica cada cobro a la factura correspondiente; ver pagos parciales de clientes.
Cuando hay una disputa
Si el cliente no paga porque discute la factura, la reclamación de cobro no avanzará. Abre una incidencia, resuélvela y emite la rectificativa si procede; ver disputas de facturas y bloqueos de pago.
Indicador
Mide cada mes el periodo medio de cobro y el porcentaje de saldo vencido a más de 30 días. Si ambos bajan, la rutina funciona. Ver revisión de antigüedad de clientes, reducir impagados de clientes y política de crédito para clientes.