La contabilidad muestra que la empresa tiene 85.000 € en maquinaria, pero no qué máquinas son. Esa información está en el registro de inmovilizado (o inventario de activos): una ficha por cada elemento con su coste, fecha, vida útil y amortización. Sin él no se puede calcular bien la amortización, ni dar de baja un activo vendido, ni justificar el saldo ante un auditor o la Agencia Tributaria.
Datos de cada ficha
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Código del activo | MAQ-012 |
| Descripción y número de serie | Plegadora hidráulica, n.º de serie |
| Cuenta contable | 213 Maquinaria |
| Fecha de alta y de puesta en funcionamiento | 15/03 y 01/04 |
| Proveedor y factura | Asiento y documento |
| Precio de adquisición | 24.000 € |
| Vida útil y valor residual | 10 años, 2.000 € |
| Coeficiente fiscal aplicado | Según tablas del Impuesto sobre Sociedades |
| Amortización acumulada | 4.400 € |
| Valor neto contable | 19.600 € |
| Ubicación y responsable | Taller, jefe de producción |
| Subvenciones o incentivos | Si existen |
Mantenimiento
- Altas: cada factura cargada en el grupo 2 genera una ficha con el mismo importe.
- Mejoras: el coste de una ampliación que alarga la vida útil o aumenta la capacidad se añade a la ficha y se revisa la vida útil.
- Bajas: una venta o un desguace cierra la ficha y genera el resultado; ver bajas de inmovilizado en contabilidad.
- Amortización: mensual o anual, calculada desde el registro.
Cuadre con la contabilidad
Al cierre, la suma de las fichas por cuenta debe coincidir con el saldo contable:
| Cuenta | Registro | Contabilidad | Diferencia |
|---|---|---|---|
| 213 Maquinaria | 85.000 | 85.000 | 0 |
| 217 Equipos informáticos | 14.200 | 16.900 | −2.700 |
| 2817 Amort. acum. equipos informáticos | 9.100 | 9.100 | 0 |
Una diferencia en el coste suele significar una factura cargada en la cuenta sin crear la ficha, o una baja registrada en el registro pero no en contabilidad.
Inventario físico
Una vez al año, recorre las instalaciones con el listado. Los equipos que ya no existen o no se usan deben darse de baja; los que aparecen y no están registrados, investigarse. Los portátiles y herramientas son los que más se pierden. El registro también sirve para el seguro: muestra qué hay y cuánto vale.
Fiscal
El registro permite controlar las diferencias entre amortización contable y fiscal y los incentivos aplicados, como la libertad de amortización de elementos de escaso valor. Ver política de capitalización de inmovilizado y cierre de inmovilizado y amortizaciones.