Une TPE utilise rarement un seul logiciel. La boutique en ligne enregistre les commandes, le prestataire de paiement encaisse les cartes, le CRM émet les devis et parfois les factures, l’outil de réservation gère les acomptes. Sans intégration, quelqu’un recopie chaque mois ces données dans la comptabilité, ou exporte un fichier que personne ne vérifie. Une API (interface de programmation) permet aux outils d’échanger directement.
Trois questions avant de connecter
Quel outil fait foi ? Pour chaque donnée, un seul outil est la source : les factures de vente sont émises soit par le CRM, soit par le logiciel comptable, jamais par les deux. Si deux outils émettent des factures, la numérotation, la TVA et la conservation deviennent ingérables.
Qu’est-ce qui passe par la plateforme agréée ? Avec la réforme, les factures entre entreprises assujetties établies en France sont échangées via des plateformes agréées, aux formats Factur-X, UBL ou CII. L’API comptable ne remplace pas ce circuit : si votre CRM émet des factures B2B, il doit être relié à une plateforme agréée, ou laisser le logiciel comptable émettre à sa place. L’API sert à la comptabilisation, la plateforme à l’échange légal. Voir PDP et logiciel comptable.
Détail ou synthèse ? Les ventes B2B, où chaque client peut devoir de l’argent, s’envoient en détail, une facture par écriture. Les ventes B2C payées comptant, boutique en ligne ou billetterie, s’envoient en synthèse quotidienne ; le détail reste consultable dans l’outil d’origine.
L’écriture de synthèse d’une boutique en ligne
Une boutique vend des livres (5,5 %) et des objets de décoration (20 %), encaissés par un prestataire de paiement.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 467 | Prestataire de paiement, ventes du 14 | 1 354 | |
| 707 | Ventes livres, 5,5 % | 800 | |
| 707 | Ventes décoration, 20 % | 400 | |
| 44571 | TVA collectée | 129 | |
| 7085 | Ports facturés, 20 % | 25 |
Contrôle : 800 × 5,5 % = 44 et (400 + 25) × 20 % = 85, soit 129 de TVA. L’intégration transmet la TVA calculée par la boutique, ligne de commande par ligne de commande ; le logiciel comptable vérifie que base × taux tombe juste à l’arrondi près, et rejette le message sinon.
Quand le prestataire verse les fonds, déduction faite de ses commissions, l’écriture de banque solde le 467 et enregistre la commission en charge. Les règles de comptabilisation des commissions sont détaillées dans les frais de paiement et de passerelle.
Le contenu minimal de chaque message
| Donnée | Pourquoi |
|---|---|
| Identifiant unique dans l’outil source | empêche le doublon si l’envoi est relancé |
| Date de l’opération | rattache la vente à la bonne période de TVA |
| Code TVA et base par taux | alimente la bonne ligne de la CA3 |
| Compte ou catégorie de vente | ventile le chiffre d’affaires selon le PCG |
| Client identifié (SIREN, numéro de TVA) pour le B2B | lettrage, relances, facturation électronique |
| Libellé explicite | le FEC exige des libellés compréhensibles, pas « Import API » |
Le dernier point a une conséquence fiscale directe : un FEC dont les libellés ne permettent pas de comprendre les opérations est contestable lors d’un contrôle.
Gérer les erreurs
Une intégration qui fonctionne en silence est dangereuse. Exigez :
- un refus explicite des messages incomplets (taux absent, client inconnu), plutôt qu’une écriture passée sur un compte d’attente que personne ne surveille ;
- une liste des rejets que la personne en charge de la comptabilité consulte chaque semaine ;
- un contrôle quotidien des totaux : chiffre d’affaires de la boutique pour la journée égale total des écritures reçues pour la journée.
Un écart de quelques euros révèle un remboursement mal transmis. Un écart d’une journée entière révèle un envoi perdu, à rejouer.
Sécurité
Chaque intégration reçoit ses propres clés, limitées à ce qu’elle doit faire : la boutique crée des ventes, elle ne lit pas la paie. Les clés ne transitent pas par courriel, sont stockées dans l’outil, pas dans un tableur, et sont révoquées le jour où l’outil est abandonné. Voir sécuriser l’accès au logiciel comptable.
Démarrer petit
Commencez par le flux qui coûte le plus de ressaisie. Faites tourner l’intégration un mois en parallèle de la méthode actuelle et comparez les totaux semaine par semaine. Quand ils concordent, arrêtez l’ancienne méthode, puis passez au flux suivant. Une intégration ajoutée chaque trimestre, vérifiée, vaut mieux que cinq branchées le même jour.