Beaucoup de micro-entrepreneurs, d’associations et de jeunes sociétés commencent avec un tableur : une feuille pour les ventes, une pour les dépenses, une pour la banque. Cela fonctionne tant que les volumes restent faibles. Puis arrivent la TVA, un premier salarié, une banque qui demande un bilan, la réforme de la facturation électronique, et le tableur devient un risque : formules écrasées, lignes en double, aucune trace de qui a modifié quoi, et surtout aucun FEC à produire en cas de contrôle alors qu’une entreprise qui tient une comptabilité informatisée doit pouvoir le remettre.
Le plan de migration
Une migration réussie se décide sur une feuille, avant toute manipulation de fichiers.
| Décision | Options | Recommandation |
|---|---|---|
| Date de bascule | début d’exercice, début de trimestre, en cours de mois | début d’exercice, à défaut début de période de TVA |
| Historique repris | soldes seulement, ou toutes les écritures de l’exercice en cours | soldes au 1er jour, si la bascule a lieu en début d’exercice |
| Données importées | tiers, factures ouvertes, immobilisations, soldes | les quatre |
| Ancien fichier | supprimé, archivé | archivé en lecture seule, avec ses justificatifs |
| Responsable | dirigeant, expert-comptable, les deux | le dirigeant pilote, le cabinet valide les soldes |
Le calendrier type pour une bascule au 1er janvier :
- novembre : choix du logiciel, ouverture du dossier, paramétrage ;
- décembre : nettoyage du tableur et préparation des fichiers d’import ;
- janvier : import des tiers et des factures ouvertes, nouvelles opérations saisies dans le logiciel uniquement ;
- après la clôture de l’exercice précédent : saisie des soldes définitifs au journal d’à-nouveaux et contrôles.
Pendant la transition, ne tenez jamais les deux outils en parallèle pour la même période : chaque opération est saisie à un seul endroit. Le tableur sert à clôturer l’exercice qui se termine, le logiciel à tenir celui qui commence.
Nettoyer les données avant migration
Un tableur accumule des données incohérentes que le logiciel refusera ou, pire, acceptera telles quelles.
- Clients et fournisseurs : regroupez les doublons (« Martin », « MARTIN SARL », « Ets Martin »), complétez le SIREN et l’adresse, supprimez les tiers sans activité depuis plusieurs années.
- Factures ouvertes : rapprochez chaque facture non payée avec la banque. Une facture que le tableur dit impayée a souvent été réglée sans être pointée.
- Catégories de dépenses : transformez les catégories maison (« frais divers », « boutique », « Pierre ») en comptes du PCG. Établissez une table de correspondance, une ligne par catégorie.
- TVA : vérifiez que chaque ligne de vente a un taux et que le total collecté de l’année correspond à ce qui a été déclaré.
- Formats : dates au même format, montants sans symbole monétaire ni espace, une seule devise par colonne.
Ce travail est aussi l’occasion de repérer les erreurs passées : une recette oubliée, une dépense personnelle passée en charges. Corrigez-les dans l’exercice concerné avant la clôture, pas dans le nouveau logiciel.
Importer clients et fournisseurs
Presque tous les logiciels importent les tiers depuis un fichier CSV. Préparez un fichier par type de tiers, avec une ligne par tiers et des colonnes stables :
| Colonne | Exemple | Remarque |
|---|---|---|
| Code tiers | CLI-MARTIN | sert de compte auxiliaire rattaché au 411 |
| Raison sociale | Martin SARL | telle qu’immatriculée |
| SIREN | 123456789 | indispensable pour la facturation électronique |
| Numéro de TVA intracommunautaire | FR + clé à 2 chiffres + SIREN | clients et fournisseurs de l’Union |
| Adresse, code postal, ville, pays | adresse de facturation | |
| E-mail de contact | relances, envoi des documents | |
| Conditions de paiement | 30 jours fin de mois | reprises sur chaque facture |
| IBAN | fournisseurs payés par virement |
Importez d’abord un petit lot de cinq lignes, vérifiez le résultat dans le logiciel, puis le fichier complet. Ensuite, importez les factures ouvertes client par client, avec leur numéro et leur échéance d’origine : ce sont elles qui permettront de lettrer les règlements reçus après la bascule. L’outil Excel vers CSV aide à produire des fichiers au bon format.
Les soldes d’ouverture se saisissent en une écriture au journal d’à-nouveaux : comptes de capitaux, immobilisations et amortissements, banques, TVA, emprunts, et un solde par tiers pour les comptes 411 et 401. Le total débit doit égaler le total crédit, et égaler le bilan de clôture de l’exercice précédent.
Contrôles après migration
La migration n’est terminée que lorsque les chiffres du logiciel ont été confrontés à la réalité.
- Balance d’ouverture : équilibrée et identique, compte par compte, au bilan de clôture.
- Banque : le solde de chaque compte 512 au premier jour égale le relevé bancaire ; après un mois, le rapprochement bancaire tombe juste.
- Tiers : la somme des soldes auxiliaires égale le solde des collectifs 411 et 401 ; chaque client a les factures ouvertes qu’il doit réellement.
- TVA : la première CA3 produite par le logiciel est comparée à un calcul indépendant.
- FEC : un FEC de test est généré et ouvert ; sa structure et ses totaux sont cohérents.
- Archives : le tableur final et les justificatifs de l’ancienne période sont archivés en lecture seule, avec la durée de conservation des pièces comptables.
Un écart à l’un de ces contrôles se corrige immédiatement, avant que de nouvelles écritures ne s’y ajoutent. La même discipline vaut pour un changement de logiciel ; voyez changer de logiciel comptable sans chaos.