Un logiciel comptable livré « prêt à l’emploi » contient un plan comptable standard, quelques journaux et des taux de TVA. Il ne sait rien de votre entreprise : s’il s’agit d’une SAS à l’IS ou d’une entreprise individuelle à l’IR, si vous déclarez la TVA chaque mois, si vos prestations sont taxées à l’encaissement. Ces réponses doivent être données avant de saisir quoi que ce soit, car elles déterminent le traitement de chaque écriture.
L’identité du dossier
| Paramètre | Pourquoi il compte |
|---|---|
| Dénomination, SIREN, adresse du siège | reprises sur les factures, le FEC et les déclarations |
| Forme juridique et régime d’imposition (IS ou IR, BIC ou BNC) | détermine les comptes de capitaux, la liasse et le traitement de la rémunération du dirigeant |
| Date de début et de clôture de l’exercice | bornes du FEC et du calendrier fiscal ; un premier exercice peut être plus long ou plus court |
| Régime de TVA | franchise en base ou réel ; périodicité mensuelle ou trimestrielle |
| Exigibilité de la TVA sur les services | à l’encaissement par défaut, sur les débits en cas d’option |
| Numéro de TVA intracommunautaire | obligatoire sur les factures dès que l’entreprise est redevable |
Le régime simplifié de TVA, avec ses acomptes et sa déclaration annuelle CA12, est supprimé à compter du 1er janvier 2027 ; les entreprises concernées passent à des déclarations CA3 périodiques. Si vous démarrez en fin d’année, paramétrez directement le rythme qui s’appliquera. La comparaison des régimes figure dans TVA mensuelle ou trimestrielle.
Le plan de comptes
Partez du PCG et créez uniquement les sous-comptes dont vous avez besoin pour décider ou déclarer :
- un compte 512 par compte bancaire (5121 banque principale, 5122 compte épargne) ;
- des comptes de ventes 706 ou 707 distincts par taux de TVA et par activité suivie ;
- les comptes de TVA détaillés : 44566 sur autres biens et services, 44562 sur immobilisations, 44571 collectée, 4452 due intracommunautaire ;
- le compte courant d’associé 455 ou, pour une entreprise individuelle, le compte de l’exploitant 108.
Résistez à la tentation de créer cinquante comptes de charges. Un compte qui ne sert qu’une fois par an n’apporte rien que le libellé de l’écriture ne dise déjà. La méthode est détaillée dans construire un plan comptable.
Journaux, tiers et codes TVA
Les journaux. Un journal par nature de flux suffit : achats (AC), ventes (VE), un journal par banque (BQ1, BQ2), caisse si vous encaissez des espèces, opérations diverses (OD), à-nouveaux (AN). Chaque journal a sa numérotation continue.
Les tiers. Les clients et fournisseurs se suivent en comptes auxiliaires rattachés aux collectifs 411 et 401. Pour chaque tiers professionnel, renseignez le SIREN, qui sert aussi à retrouver son adresse de facturation électronique dans l’annuaire de la réforme.
Les codes TVA. Chaque code associe un taux (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %), une nature (collectée, déductible sur biens et services, déductible sur immobilisations, autoliquidée) et une ligne de la CA3. Créez au minimum :
- ventes France par taux ;
- achats de biens et services par taux ;
- immobilisations ;
- acquisitions intracommunautaires de biens et prestations reçues d’un prestataire étranger, avec autoliquidation ;
- ventes exonérées ou hors champ (export, livraisons intracommunautaires).
Banque et plateforme agréée
Connectez les comptes bancaires dès le départ, pour que le premier relevé arrive dans le bon journal, voir connecter sa banque à sa comptabilité. Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026 ; l’émission devient obligatoire à cette date pour les grandes entreprises et les ETI, et le 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. Reliez donc le logiciel à votre plateforme agréée au moment du paramétrage, et non après les premiers mois d’activité.
Checklist de démarrage
Avant de saisir la première pièce, cochez chaque point :
- Dossier : SIREN, forme juridique, régime d’imposition, dates d’exercice saisis et vérifiés sur l’extrait d’immatriculation.
- TVA : régime, périodicité, exigibilité sur les services, numéro de TVA intracommunautaire.
- Plan de comptes : PCG chargé, sous-comptes utiles créés, comptes inutiles masqués.
- Journaux : créés, avec numérotation continue et journal d’à-nouveaux.
- Codes TVA : un code par cas réel, chacun relié à une ligne de la CA3, testé sur une écriture fictive.
- Banques : chaque compte 512 relié à son flux bancaire, solde d’ouverture égal au relevé.
- Tiers : clients et fournisseurs existants importés avec SIREN et coordonnées bancaires.
- Factures : modèle avec mentions obligatoires, numérotation, conditions de paiement et indemnité forfaitaire de recouvrement.
- Plateforme agréée : raccordement actif, réception d’une facture test.
- Soldes d’ouverture : bilan d’ouverture ou balance de reprise saisis au journal AN, équilibrés.
- Accès : un compte par utilisateur, rôles définis, accès de l’expert-comptable créé.
- Sauvegarde et FEC : export FEC de test généré et lisible, sauvegarde ou réversibilité vérifiée.
Une fois la checklist terminée, saisissez un mois complet puis comparez la TVA calculée et le solde bancaire avec vos propres chiffres. Les écarts révèlent presque toujours un code TVA ou un journal mal réglé, plus facile à corriger après un mois qu’après un exercice. Pour une reprise depuis un autre outil, voyez aussi l’import d’un FEC dans un nouveau logiciel.