Chaque logiciel comptable a son format d’export maison. Un seul format est commun à tous ceux utilisés en France : le fichier des écritures comptables, que toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit pouvoir remettre à l’administration lors d’un contrôle. Ses 18 champs (journal, numéro d’écriture, date, compte, compte auxiliaire, pièce, libellé, débit, crédit, lettrage, date de validation, devise…) suffisent à reconstituer toute la comptabilité d’un exercice. C’est donc le support naturel d’une reprise.
Soldes ou écritures détaillées
Première décision, qui conditionne tout le reste.
| Reprise | Contenu importé | Quand la choisir |
|---|---|---|
| Soldes d’ouverture | une écriture d’à-nouveaux au premier jour de l’exercice | bascule en début d’exercice ; l’ancien dossier reste consultable |
| Exercice en cours détaillé | toutes les écritures depuis le début de l’exercice | bascule en cours d’exercice, pour clôturer dans le nouvel outil |
| Plusieurs exercices | historique complet | besoin d’analyses comparatives détaillées dans le nouvel outil |
Dans la majorité des cas, soldes d’ouverture plus factures ouvertes suffisent. L’historique détaillé des exercices clos reste dans l’ancien logiciel, ou dans son FEC archivé, et peut être produit en cas de contrôle. Importer cinq ans d’écritures n’apporte souvent que des comptes à faire correspondre.
Préparer l’import
Vérifier le FEC source. Ouvrez-le avant de l’importer : séparateur de champs, encodage des caractères, format des dates, montants avec virgule décimale. Un FEC généré par un logiciel peu rigoureux contient parfois des écritures déséquilibrées ou des numéros d’écriture en double ; le nouvel outil les rejettera. Les tests décrits dans le FEC s’appliquent tels quels.
Faire correspondre les comptes. Si les deux plans de comptes diffèrent, préparez une table : ancien compte, nouveau compte. Les comptes du PCG à trois chiffres se correspondent naturellement ; ce sont les sous-comptes et les comptes auxiliaires qui demandent du travail. Profitez-en pour regrouper les sous-comptes inutiles.
Faire correspondre les journaux. Les codes de journaux (AC, VE, BQ, OD, AN) varient d’un outil à l’autre. Associez chaque ancien journal à un nouveau, et vérifiez que les journaux de banque sont reliés aux bons comptes 512.
Les tiers. Le FEC contient les numéros et libellés des comptes auxiliaires, mais pas les adresses, SIREN, IBAN ni conditions de paiement. Importez les fiches tiers séparément, avant les écritures, en utilisant les mêmes codes que dans le FEC.
Exemple de contrôle
Reprise au 1er janvier d’une SARL dont l’exercice précédent est clos.
| Contrôle | Ancien logiciel | Nouveau logiciel |
|---|---|---|
| Total débit de la balance d’ouverture | 412 380,55 | 412 380,55 |
| Solde 411 (collectif) | 58 200,00 | 58 200,00 |
| Somme des comptes auxiliaires clients | 58 200,00 | 58 200,00 |
| Solde 5121 | 31 480,12 | 31 480,12 |
| Résultat de l’exercice précédent affecté | 24 900,00 | 24 900,00 |
Si une seule ligne diffère, la reprise n’est pas terminée. Cherchez l’écart compte par compte, puis tiers par tiers. Le plus souvent, il vient d’un compte auxiliaire absent de la table de correspondance, qui a été importé sur un compte d’attente.
Reprendre l’historique de facturation
Le FEC transporte les écritures, pas les factures. Or le nouvel outil doit aussi connaître les factures émises pour trois raisons : lettrer les règlements qui arrivent après la bascule, relancer les impayés, et produire les duplicatas demandés par les clients.
Les factures ouvertes sont reprises une par une, avec leur numéro d’origine, leur date, leur échéance et leur montant restant dû. Elles constituent le détail du solde d’ouverture du 411 ; leur total doit l’égaler.
Les factures soldées n’ont pas besoin d’être recréées. Conservez-les dans leur format d’origine, PDF ou fichier électronique structuré, dans une archive consultable et classée par client et par numéro. Ce sont elles qui feront foi lors d’un contrôle, pas une reconstitution.
La numérotation doit rester chronologique et continue, sans trou ni doublon. En changeant de logiciel, deux solutions sont admises en pratique : poursuivre la séquence existante (la dernière facture de l’ancien outil porte le 0418, la première du nouvel outil le 0419), ou ouvrir une nouvelle série clairement distincte, par exemple avec un préfixe différent. Documentez le choix et la date de bascule ; voyez les règles de numérotation des factures.
Les factures électroniques reçues et émises via une plateforme agréée doivent être conservées dans leur format d’origine. Vérifiez avant la bascule que vous pouvez exporter de l’ancien outil, ou de la plateforme, tous les fichiers et leurs statuts ; voyez l’archivage des factures électroniques.
Les abonnements et factures récurrentes sont recréés dans le nouvel outil avec leur prochaine date d’émission, pour qu’aucune échéance ne soit facturée deux fois ou oubliée le mois de la bascule.
Après l’import
Générez immédiatement un FEC depuis le nouveau logiciel sur la période importée et comparez ses totaux au FEC source. Gardez l’ancien logiciel accessible en consultation, ou à défaut tous ses exports, pendant la durée de conservation des documents comptables.