Inviter un client à déjeuner pour conclure un contrat, organiser un cocktail pour l’inauguration de nouveaux locaux, recevoir des partenaires lors d’une journée portes ouvertes : ces dépenses font partie de la relation commerciale. Elles se distinguent des cadeaux, qui sont remis au bénéficiaire, et des repas du dirigeant seul, qui suivent les règles des frais de repas.
Ce qui est déductible
Les frais de réception sont déductibles lorsqu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise, justifiés et non excessifs. En pratique, chaque dépense doit pouvoir répondre à trois questions : qui était invité, à quel titre, et quel était l’objet professionnel de la rencontre.
| Dépense | Traitement |
|---|---|
| Déjeuner avec un client ou un prospect | déductible, avec le nom des invités et l’objet |
| Cocktail d’inauguration ouvert aux clients | déductible |
| Repas d’équipe avec un client présent | déductible comme réception |
| Repas pris seul par le dirigeant | relève des frais de repas, pas de la réception |
| Invitation de proches sans lien avec l’activité | non déductible |
| Chasse, pêche, location de yacht ou de résidence de plaisance | exclus par la loi, quel que soit le motif |
Un montant manifestement disproportionné, un dîner gastronomique hebdomadaire pour un client unique, peut être réintégré pour sa part excessive. Les principes généraux sont rappelés dans les charges déductibles.
Comptabilisation
Les frais de réception vont en 6257 Réceptions. Un déjeuner d’affaires de 132 EUR TTC, dont 120 EUR HT de repas à 10 % :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6257 Réceptions | 120 | |
| 44566 TVA déductible sur autres biens et services | 12 | |
| 512 Banque | 132 |
Si l’addition comprend des boissons alcoolisées, elles sont taxées à 20 % et la facture distingue les deux taux. Une soirée organisée par un traiteur suit la même logique, avec les taux appliqués par le prestataire.
La TVA sur la restauration
La TVA sur les repas d’affaires et les prestations de restauration offertes à des clients est en principe récupérable, à condition que :
- la facture soit établie au nom de l’entreprise, avec ses coordonnées ; un simple ticket de carte bancaire ne suffit pas ;
- la dépense soit engagée pour les besoins de l’activité taxée ;
- la TVA figure distinctement sur la facture.
En revanche, la TVA sur l’hébergement reste exclue pour les dirigeants et le personnel, et celle sur un bien offert n’est récupérable que pour les cadeaux de faible valeur. Une réception qui comprend des cadeaux remis aux invités se ventile donc entre 6257 et 6234 ; voir les cadeaux clients.
Les justificatifs
Pour chaque réception, conservez avec la facture :
- la liste des invités, avec leur société ;
- l’objet : négociation du contrat X, présentation de la nouvelle gamme, signature ;
- pour un événement, l’invitation envoyée et la liste des présents.
Une mention manuscrite au dos de la facture, ou un champ « invités et objet » dans l’outil de notes de frais, suffit. C’est ce détail, plus que le montant, que regardent un contrôleur fiscal et un contrôleur URSSAF : une réception sans invité identifiable ressemble à un repas privé, et payée par la société au profit du dirigeant, elle peut être requalifiée en avantage en nature.
Le relevé des frais généraux
Au-delà de certains seuils de frais généraux, l’entreprise joint à sa déclaration de résultat un relevé détaillé (formulaire 2067). Les frais de réception, y compris les frais de restaurant et de spectacles, y figurent lorsque leur total de l’exercice dépasse 6 100 EUR. Un compte 6257 propre, sans mélange avec les déplacements ou les cadeaux, rend ce relevé immédiat.
Les repas du dirigeant et des salariés
Le repas d’un salarié en déplacement, ou du dirigeant pris seul hors de chez lui pour des raisons professionnelles, n’est pas une réception. Il suit les règles des frais de repas, avec une part considérée comme personnelle pour les entrepreneurs individuels ; voir les frais de repas et la déduction forfaitaire. Le repas d’équipe interne relève plutôt des charges de personnel, avec des règles URSSAF qui lui sont propres.