Passer de zéro à un salarié est l’étape administrative la plus lourde dans la vie d’une petite entreprise : une fois les affiliations faites et le logiciel de paie paramétré, le deuxième recrutement est beaucoup plus simple.
Avant l’arrivée du salarié
- Identifier la convention collective applicable à votre activité principale : elle fixe les minima de salaire, la durée de la période d’essai, les primes obligatoires, la prévoyance. Le code APE oriente, mais c’est l’activité réelle qui compte.
- Rédiger le contrat : obligatoire par écrit pour un CDD, un temps partiel ou un contrat d’alternance, recommandé pour un CDI à temps plein.
- Déposer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf, au plus tôt huit jours avant et au plus tard au moment de la prise de poste. Elle vaut déclaration de première embauche et déclenche plusieurs affiliations.
- Adhérer à une caisse de retraite complémentaire (Agirc-Arrco) et, selon la convention, à un organisme de prévoyance.
- Mettre en place la complémentaire santé collective : obligatoire pour tous les salariés, avec une participation de l’employeur d’au moins la moitié de la cotisation, sous réserve de cas de dispense. Voyez la mutuelle d’entreprise.
- Adhérer à un service de prévention et de santé au travail ; la visite d’information et de prévention doit avoir lieu dans les trois mois suivant la prise de poste.
Le premier jour
- Inscription au registre unique du personnel, tenu dans chaque établissement.
- Remise des documents obligatoires : notice d’information sur la mutuelle et la prévoyance, règlement intérieur s’il existe, livret d’accueil sécurité selon le poste.
- Recueil du taux de prélèvement à la source, transmis par la DGFiP en retour de la première DSN.
Chaque mois
| Obligation | Échéance |
|---|---|
| Bulletin de paie remis au salarié | avec le salaire |
| Paiement du salaire | au moins une fois par mois |
| DSN mensuelle | le 15 du mois suivant pour une entreprise de moins de 50 salariés |
| Paiement des cotisations Urssaf, retraite complémentaire, prévoyance | même échéance, ou trimestriellement pour les cotisations Urssaf des plus petites entreprises sur option |
| Reversement du prélèvement à la source | prélevé par la DGFiP sur la base de la DSN |
La mécanique de la DSN est présentée dans la DSN, déclaration sociale nominative.
Le coût réel et les écritures
Pour un salaire de 2 400 € brut, voici une écriture mensuelle type avec des cotisations illustratives (elles dépendent de la convention, du niveau de salaire et de la réduction générale des cotisations patronales sur les bas salaires) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6411 | Salaires bruts | 2 400 | |
| 645 | Charges patronales après réduction générale | 480 | |
| 431 | Urssaf | 700 | |
| 437 | Retraite complémentaire, prévoyance, mutuelle | 310 | |
| 4421 | Prélèvement à la source | 60 | |
| 421 | Net à payer | 1 810 |
Le coût mensuel pour l’entreprise est ici de 2 880 €, pour un net versé de 1 810 €. Ajoutez le coût de la mutuelle s’il n’est pas déjà intégré, les titres-restaurant le cas échéant, la médecine du travail et le temps d’intégration. Les contributions à la formation professionnelle et la taxe d’apprentissage sont collectées avec les cotisations.
Aides et allégements
- La réduction générale des cotisations patronales s’applique automatiquement aux salaires modestes et réduit fortement le coût d’un salarié payé près du SMIC.
- L’embauche d’un apprenti ouvre droit à une aide de l’État selon les règles en vigueur ; voyez l’alternant en paie.
- Certaines zones (zones de revitalisation rurale, par exemple) et certains publics donnent droit à des exonérations spécifiques.
Les seuils d’effectif à surveiller
Le premier salarié ne fait pas franchir de seuil, mais il est utile de connaître les principaux : 11 salariés (élection d’un comité social et économique, taux de la contribution à la formation), 20 salariés (obligation d’emploi de travailleurs handicapés), 50 salariés (participation, échéance de la DSN au 5 du mois). Les effets de seuil ne s’appliquent en général que si le seuil est atteint ou dépassé pendant cinq années civiles consécutives.
La lecture du bulletin de paie que vous remettrez chaque mois est expliquée dans la lecture du bulletin de paie.