L’alternance associe un contrat de travail et une formation dans un organisme (CFA pour l’apprentissage, organisme de formation pour la professionnalisation). Pour la petite entreprise, c’est souvent la manière la plus économique de recruter, mais la paie et la comptabilité doivent distinguer ce qui relève du salaire, des aides et du financement de la formation.
Apprentissage ou professionnalisation
| Contrat d’apprentissage | Contrat de professionnalisation | |
|---|---|---|
| Public | principalement 16 à 29 ans, sans limite d’âge pour certains publics | jeunes de 16 à 25 ans, demandeurs d’emploi de 26 ans et plus |
| Formation | diplôme ou titre inscrit au répertoire national | qualification reconnue (diplôme, titre, certificat de branche) |
| Rémunération minimale | pourcentage du SMIC selon l’âge et l’année d’exécution | pourcentage du SMIC selon l’âge et le niveau de formation |
| Coût de la formation | pris en charge par l’OPCO selon un niveau de prise en charge par diplôme | pris en charge par l’OPCO selon des forfaits horaires |
| Aide de l’État à l’embauche | oui, selon les règles en vigueur à la date de conclusion | selon les dispositifs en vigueur |
Le contrat est conclu par écrit, puis transmis à l’OPCO qui l’enregistre (dépôt du contrat). Les montants des aides et les conditions changent régulièrement : vérifiez ceux applicables à la date de signature auprès de votre OPCO ou du portail de l’alternance.
La paie de l’alternant
L’alternant reçoit un bulletin de paie comme tout salarié. Ses particularités :
- salaire minimum exprimé en pourcentage du SMIC, ou du minimum conventionnel s’il est plus favorable, qui augmente avec l’âge et l’ancienneté dans le contrat ;
- cotisations salariales réduites pour l’apprenti, dans la limite d’une fraction du SMIC, et assiette de la CSG et de la CRDS également allégée dans cette limite ;
- réduction générale des cotisations patronales sur les bas salaires, qui joue pleinement compte tenu du niveau de rémunération ;
- temps de formation rémunéré comme du temps de travail ;
- entrée dans la DSN mensuelle avec la nature de contrat appropriée, et déclaration préalable à l’embauche avant la prise de poste.
Les écritures
Exemple mensuel pour un apprenti, rémunération brute de 1 100 € (cotisations illustratives après allégements) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6411 | Salaire de l’apprenti | 1 100 | |
| 645 | Cotisations patronales après réduction générale | 60 | |
| 431 | Urssaf | 60 | |
| 437 | Autres organismes (retraite complémentaire, prévoyance) | 50 | |
| 421 | Net à payer | 1 050 |
Ici, les cotisations salariales résiduelles (retraite complémentaire, prévoyance) totalisent 50 €, et aucune retenue de prélèvement à la source n’est faite, l’apprenti étant exonéré d’impôt sur son salaire dans une limite annuelle.
L’aide à l’embauche versée par l’État n’est pas une réduction du salaire. Elle se comptabilise en produit :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 4417 | État, aide à l’embauche à recevoir | 500 | |
| 74 | Subventions d’exploitation | 500 | |
| 512 | Encaissement | 500 | |
| 4417 | Solde de la créance | 500 |
Constatez l’aide au rythme où elle est acquise (souvent mensuellement, sur la base de la DSN), et non au moment de l’encaissement, pour que la charge salariale et l’aide correspondent à la même période.
Le coût de la formation
Le coût pédagogique facturé par le CFA ou l’organisme de formation est en général payé directement par l’OPCO à l’organisme, dans la limite du niveau de prise en charge. Seul un éventuel reste à charge, facturé à l’entreprise, est comptabilisé en charge (formation, compte 6228 ou un compte de formation dédié). Si l’entreprise avance le coût et se fait rembourser, le remboursement OPCO vient en diminution du compte de charge de formation. Le fonctionnement des OPCO est expliqué dans le financement de la formation et l’OPCO.
Points d’attention
- Le tuteur ou maître d’apprentissage doit être désigné et remplir les conditions requises ; une partie de son temps est consacrée à l’alternant.
- Les frais de déplacement vers le CFA ne sont pas obligatoires pour l’employeur, mais le remboursement des transports en commun domicile-travail suit les règles habituelles, voir le remboursement des transports.
- Les congés payés de l’alternant s’acquièrent et se provisionnent comme pour les autres salariés.
- La fin de contrat : à l’échéance d’un CDD d’alternance, l’indemnité de fin de contrat (précarité) n’est pas due ; le solde de tout compte comprend les congés non pris.
- L’effectif : les apprentis ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif pour la plupart des seuils sociaux, ce qui peut retarder certaines obligations.
Pour l’ensemble des obligations du premier recrutement, voyez embaucher son premier salarié.