Depuis 2016, la complémentaire santé d’entreprise est généralisée. Pour une petite entreprise qui recrute son premier salarié, la question n’est donc pas de savoir s’il faut une mutuelle, mais laquelle, à quel coût, et comment la traiter en paie et en comptabilité.
Les règles de base
- Couverture minimale : le contrat doit garantir au moins un « panier de soins » défini par décret, et respecter les règles du contrat responsable.
- Participation employeur : au moins 50 % de la cotisation, la convention collective pouvant prévoir davantage.
- Caractère collectif et obligatoire : tous les salariés, ou une catégorie objective de salariés, sont couverts.
- Mise en place : par convention ou accord collectif, par référendum, ou par décision unilatérale de l’employeur (DUE) remise à chaque salarié, la voie la plus fréquente dans les TPE.
Les dispenses
Certains salariés peuvent refuser l’adhésion, à leur demande et par écrit : CDD courts, salariés à temps très partiel, salariés déjà couverts par la mutuelle obligatoire de leur conjoint, bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire, salariés présents à l’embauche lors d’une mise en place par DUE. Conservez chaque demande de dispense et son justificatif, renouvelé chaque année lorsque c’est requis : en cas de contrôle, une dispense non justifiée peut faire perdre l’exonération sur la participation patronale.
Le traitement social et fiscal
| Part patronale | Part salariale | |
|---|---|---|
| Cotisations de sécurité sociale | exonérée dans une limite fixée en pourcentage du plafond de la sécurité sociale | |
| CSG et CRDS | dues | précomptées sur le salaire |
| Forfait social | dû par les entreprises de 11 salariés et plus | |
| Impôt sur le revenu du salarié | ajoutée au net imposable | déductible du net imposable |
Le dépassement des limites d’exonération, ou le non-respect du caractère collectif et obligatoire, fait réintégrer la participation dans l’assiette des cotisations.
Les écritures
Exemple mensuel pour un salarié : cotisation totale de 120 €, dont 60 € à la charge de l’employeur et 60 € à la charge du salarié. L’organisme appelle la cotisation trimestriellement.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 645 | Charges de prévoyance, part patronale mutuelle | 60 | |
| 421 | Retenue de la part salariale sur le net | 60 | |
| 437 | Organisme complémentaire santé | 120 |
Lors du paiement trimestriel de 360 €, 437 est débité par le crédit de 512. La CSG et la CRDS sur la part patronale, et le forfait social le cas échéant, s’ajoutent aux cotisations Urssaf du mois (645 au débit, 431 au crédit).
Certains cabinets isolent la mutuelle dans un sous-compte (par exemple 6452 Cotisations aux mutuelles) pour suivre le coût annuel. Le contrôle mensuel consiste à vérifier que le solde de 437 pour cet organisme correspond aux cotisations du trimestre en cours, et que l’appel de l’organisme correspond aux effectifs de la paie : un salarié sorti dont l’organisme continue à appeler la cotisation est une erreur fréquente. La méthode générale est décrite dans le rapprochement de la paie et de la comptabilité.
La portabilité après le départ
Un salarié qui quitte l’entreprise et est indemnisé par l’assurance chômage conserve gratuitement sa couverture santé et prévoyance pendant une durée égale à celle de son dernier contrat, dans une limite de douze mois. Le financement est mutualisé dans la cotisation des salariés actifs : il n’y a pas de cotisation supplémentaire à comptabiliser, mais l’information du salarié figure dans les documents de fin de contrat, voir le solde de tout compte.
Mutuelle du dirigeant
Le président de SAS assimilé salarié peut bénéficier du contrat collectif s’il est rémunéré et si la DUE l’inclut. Le gérant majoritaire de SARL, travailleur indépendant, n’entre pas dans le contrat collectif des salariés : il souscrit un contrat individuel, dont les cotisations sont déductibles de son revenu professionnel dans les limites du dispositif prévu pour les indépendants. Le statut du dirigeant est comparé dans SAS ou SARL et rémunération du dirigeant.