Passez du relevé bancaire PDF aux écritures comptables

Importer un relevé bancaire PDF en comptabilité, c’est transformer le document que votre banque met à disposition chaque mois en lignes d’écritures sur le compte 512 Banque, chacune rattachée à une facture, à un justificatif ou à un compte de charge. Fait à la main, ce travail prend une à deux minutes par ligne. Dans Nexbal, vous déposez le PDF : l’IA lit les opérations, comptabilise celles qu’elle sait rapprocher et dresse la liste de celles qui demandent votre décision.

Ce que contient un relevé de compte français

Les relevés des banques françaises suivent presque tous la même trame, ce qui les rend lisibles par une machine.

Les libellés obéissent à des abréviations stables d’une banque à l’autre :

Du PDF aux écritures : ce que fait Nexbal

1. Vous téléchargez le relevé dans l’espace client de votre banque, au format PDF d’origine.
2. Vous le déposez dans Nexbal.
3. L’IA extrait chaque opération : date, libellé, montant, sens.
4. Elle compare chaque ligne aux factures de vente ouvertes, aux factures d’achat et aux justificatifs déjà enregistrés.
5. Les lignes rapprochées sont comptabilisées. Les autres apparaissent dans une liste de revue, où vous choisissez la contrepartie ou joignez la pièce manquante.

Exemple sur un relevé de fin de mois

Une petite société de services dépose son relevé du mois, qui compte six opérations.

Trois lignes sur six sont traitées sans intervention. Pour les trois autres, la décision vous revient : acompte ou règlement partiel pour M. Martin, ticket de carburant à retrouver, frais bancaires à affecter au compte 627. Rien n’est passé au hasard dans un compte de charge.

Vous pouvez essayer avec votre dernier relevé : ouvrir un essai gratuit.

Obtenir un PDF que la lecture automatique exploite bien

Le relevé de compte officiel a un avantage que l’historique affiché à l’écran n’a pas : il porte un ancien solde et un nouveau solde. Ce sont eux qui prouvent qu’aucune opération ne manque.

À quel rythme traiter ses relevés

Plus le délai entre l’opération et son traitement est court, plus il est facile de retrouver le justificatif d’un paiement par carte. Un traitement régulier allège aussi la clôture comptable mensuelle.

Le relevé ne remplace pas la facture

Une ligne de relevé prouve un paiement, pas la nature de la dépense ni la TVA qu’elle contient. Pour déduire la TVA et justifier une charge, il faut la facture ou le ticket correspondant. C’est pourquoi le rapprochement s’appuie sur les pièces déjà présentes : dans Nexbal, les factures fournisseurs et les reçus transmis par e-mail ou déposés arrivent avec une écriture préremplie par l’IA, que vous approuvez. Le relevé vient ensuite solder ces pièces. Les règles de preuve sont détaillées dans les pièces justificatives en comptabilité.

Les relevés eux-mêmes sont des documents comptables : conservez les PDF d’origine avec le reste du dossier pendant dix ans, durée fixée par l’article L. 123-22 du Code de commerce.

Contrôler après l’import

1. Solde. Le solde du compte 512 dans le logiciel doit égaler le nouveau solde du relevé. S’il diffère, une ligne manque ou figure deux fois.
2. Liste de revue vide. Une ligne laissée en attente d’un mois sur l’autre finit dans un compte d’attente difficile à justifier.
3. Paiements sans pièce. Réclamez le justificatif dans la semaine ; passé un mois, il est rarement retrouvé.
4. Opérations en suspens. Chèques émis non encore débités et virements en cours expliquent l’écart entre votre comptabilité et la banque à une date donnée ; la méthode figure dans le rapprochement bancaire pour une TPE.

Micro-entrepreneur, EURL, SARL ou SAS : même relevé, usages différents

• Le micro-entrepreneur tient un livre des recettes : le relevé du compte qu’il consacre à son activité sert à vérifier que chaque encaissement y figure.
• L’EURL ou la SASU sans salarié y trouve l’essentiel de sa comptabilité : quelques dizaines de lignes par mois, dont la plupart reviennent à l’identique.
• La SARL ou la SAS avec une équipe ajoute les salaires, les cotisations sociales et les notes de frais, qui demandent un lettrage plus soigné des comptes de tiers.

Dans tous les cas, les encaissements clients se soldent mieux quand la facture porte une référence que le payeur recopie ; voir le logiciel de lettrage client.

Démarrer

L’essai de Nexbal dure 30 jours. Commencez par un seul mois : déposez le relevé, traitez la liste de revue, puis comparez le solde du 512 à celui de la banque. Les formules après l’essai sont présentées sur la page des tarifs.