Archiver n’est pas ranger : c’est être capable, des années plus tard, de produire une pièce intacte et de prouver qu’elle n’a pas été modifiée. En France, deux textes fixent l’essentiel des délais : le Code de commerce pour la comptabilité et le Livre des procédures fiscales pour le droit de contrôle de l’administration.
Les durées à retenir
| Document | Durée minimale | Fondement |
|---|---|---|
| Livres comptables, grand livre, journaux, balance | 10 ans à compter de la clôture | Code de commerce, art. L123-22 |
| Pièces justificatives (factures d’achat et de vente, relevés bancaires, notes de frais) | 10 ans | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documents sur lesquels le fisc peut exercer son droit de contrôle | 6 ans à compter de la dernière opération | LPF, art. L102 B |
| Comptes annuels, procès-verbaux d’assemblée | durée de vie de la société, puis au moins 10 ans | pratique recommandée |
| Bulletins de paie (double employeur) | 5 ans | Code du travail |
| Contrats commerciaux | 5 ans (prescription de droit commun), plus selon la durée du contrat | Code civil |
La règle pratique est simple : gardez tout ce qui touche à la comptabilité au moins 10 ans. Le délai fiscal de 6 ans est plus court, mais il ne dispense pas du délai commercial.
Papier ou numérique ?
Les factures reçues sur papier peuvent être numérisées puis détruites, à condition que la copie numérique soit fidèle et que son intégrité soit garantie (empreinte numérique, cachet serveur ou signature électronique, selon les conditions fixées par la réglementation). Les factures émises et reçues sous forme électronique se conservent dans leur format d’origine : imprimer une facture électronique et ne garder que le papier ne suffit pas.
Avec la généralisation de la facturation électronique, les factures transitent par des plateformes agréées ; elles doivent néanmoins être conservées par l’entreprise, ou accessibles de façon durable, pendant toute la durée légale.
Le FEC, archive centrale
Une entreprise qui tient sa comptabilité au moyen d’un système informatisé doit, en cas de contrôle, remettre son fichier des écritures comptables (FEC). Il faut donc pouvoir le régénérer pour chaque exercice non prescrit, même après un changement de logiciel. Exportez et archivez le FEC à chaque clôture, avec la balance et le grand livre. Le format est décrit sur impots.gouv.fr.
Organiser l’archive
- Un dossier par exercice, figé après l’approbation des comptes.
- Un nommage constant des fichiers, qui permet de retrouver une pièce depuis l’écriture comptable, voir nommage des pièces et structure de classement.
- Deux copies sur des supports distincts, dont une hors des locaux.
- Des droits d’accès limités : seul un petit nombre de personnes peut supprimer.
Ce qu’on oublie souvent
- Les anciens logiciels : le jour où l’abonnement s’arrête, les données doivent avoir été exportées.
- Les pièces des notes de frais photographiées par les salariés.
- Les justificatifs de caisse (tickets Z, journaux du logiciel de caisse).
- Les contrats de prêt et de bail, utiles bien après leur fin pour justifier une écriture.
Pour le choix d’un coffre-fort numérique, voir coffre numérique des pièces comptables.