Une pièce justificative ne sert que si on la retrouve. Le jour d’une révision, d’un contrôle fiscal ou simplement d’une question d’un fournisseur, il faut pouvoir passer d’une écriture à sa facture en quelques secondes. Une convention de nommage et une arborescence simples suffisent.
Une convention de nommage
Format proposé :
AAAA-MM-JJ_Tiers_Type_Numéro_Montant.pdf
| Exemple | Signification |
|---|---|
| 2026-03-14_Orange_FA_F12345_89-90.pdf | Facture d’achat Orange du 14 mars, 89,90 € TTC |
| 2026-03-31_ClientDupont_FV_V0342_1200-00.pdf | Facture de vente n° V0342 |
| 2026-03-31_BanqueX_RB_Mars.pdf | Relevé bancaire de mars |
| 2026-03-20_JMartin_NF_Mars.pdf | Note de frais de J. Martin |
Règles :
- la date de la pièce en premier, au format année-mois-jour : le tri alphabétique devient chronologique ;
- pas d’espaces, pas d’accents ni de caractères spéciaux ;
- des codes de type courts et fixes : FA (facture d’achat), FV (vente), AV (avoir), RB (relevé), NF (note de frais), CT (contrat) ;
- le montant avec un tiret à la place de la virgule.
Une arborescence par exercice
Comptabilite/
2026/
01-Achats/
02-Ventes/
03-Banque/
04-Caisse/
05-Paie/
06-Notes-de-frais/
07-Fiscal-TVA/
08-Cloture/
Dossier-permanent/
Statuts, baux, contrats de prêt, contrats d'assurance
Le dossier permanent contient les documents valables plusieurs années ; il ne se recrée pas chaque exercice.
Relier pièce et écriture
Le lien le plus solide est la référence de la pièce reprise dans l’écriture (numéro de facture dans le champ pièce du logiciel), et, quand le logiciel le permet, la pièce jointe directement à l’écriture. Le fichier des écritures comptables contient d’ailleurs une référence de pièce pour chaque écriture : un nommage cohérent permet de passer de l’une à l’autre.
Factures électroniques
Avec la facturation électronique, les factures reçues arrivent dans un format structuré par une plateforme agréée. Conservez le fichier d’origine (et pas seulement une impression PDF) et appliquez la même convention au fichier de lisibilité éventuel.
Erreurs fréquentes
- Des noms comme « scan001.pdf » ou « facture.pdf ».
- Des dossiers par personne (« documents de Paul ») au lieu de dossiers par nature.
- Des pièces conservées seulement dans une messagerie.
- Des dossiers modifiés après la clôture de l’exercice : figez-les.
Pour la durée de conservation, voir archivage des documents comptables ; pour la numérisation, numériser les justificatifs.