Les espèces sont l’actif le plus facile à perdre et le plus difficile à justifier après coup. En cas de contrôle fiscal, une caisse mal tenue peut suffire à remettre en cause la comptabilité d’un commerce. Le contrôle de la caisse repose sur une discipline quotidienne, pas sur une vérification annuelle.
Le comptage de fin de journée
- Imprimer le ticket de clôture (ticket Z) du logiciel de caisse : il donne les ventes du jour par mode de paiement.
- Compter les espèces par coupure, en présence d’une seconde personne si possible.
- Déduire le fonds de caisse (le montant fixe laissé chaque soir pour rendre la monnaie).
- Comparer les espèces encaissées dans la journée au total « espèces » du ticket Z.
- Noter l’écart, sa cause probable, et signer.
La feuille de caisse
| Rubrique | Montant |
|---|---|
| Fonds de caisse à l’ouverture | 150,00 |
| + Ventes en espèces (ticket Z) | 1 284,50 |
| − Dépenses payées en espèces (avec justificatifs) | 32,00 |
| − Remise en banque du jour | 1 100,00 |
| = Solde théorique | 302,50 |
| Solde compté | 299,50 |
| Écart | − 3,00 |
La feuille de caisse, le ticket Z et les justificatifs des dépenses forment le dossier du jour. Le logiciel ou système de caisse doit être sécurisé au sens de l’article 286 du Code général des impôts : les données de vente ne peuvent pas être modifiées après coup.
Traiter les écarts
- Petits écarts aléatoires (erreurs de rendu de monnaie) : enregistrés tels quels, en charge ou en produit divers de gestion courante.
- Écart récurrent dans le même sens : signe d’un problème de procédure, voire de détournement. Analysez par caissier et par plage horaire.
- Écart important : recompter, vérifier les remises en banque et les tickets annulés.
Ne corrigez jamais un écart en modifiant le chiffre d’affaires ou en ajoutant une dépense fictive.
Séparer les tâches
Dans une petite structure, une seule personne fait souvent tout. Quelques séparations restent possibles :
- la personne qui encaisse n’est pas celle qui compte le soir, au moins de temps en temps ;
- le dirigeant fait des comptages surprises ;
- les remises en banque sont vérifiées par une personne différente, sur le relevé bancaire.
Les sorties d’espèces
Toute dépense payée en caisse exige une pièce (facture, ticket). Les retraits pour usage personnel du dirigeant passent par le compte de l’exploitant (entreprise individuelle) ou ne sont pas admis (société). Et rappel : entre professionnels, le paiement en espèces est plafonné à 1 000 € par le Code monétaire et financier.
Les comptes utilisés sont décrits dans caisse dans le plan comptable et les écarts dans écarts de caisse dans le plan comptable ; le lien avec les autres moyens de paiement dans clôture de caisse et rapprochement des paiements.