Le compte 53 Caisse est le compte de trésorerie des billets et des pièces. Il fonctionne comme un compte bancaire dont vous seriez vous-même la banque : débité des espèces qui entrent, crédité de celles qui sortent. La différence avec la banque, c’est qu’aucun relevé externe ne vient confirmer le solde. La seule preuve est le comptage physique, et c’est lui qui fait foi.
Une caisse, un sous-compte, un responsable
Le PCG ne prévoit qu’un compte à deux chiffres. À vous de le subdiviser dès qu’il existe plusieurs tiroirs : 5311 pour le magasin, 5312 pour la boutique éphémère, 5313 pour le fonds de caisse des marchés. Chaque sous-compte correspond à un lieu physique et à une personne qui en répond. Un sous-compte partagé entre deux caisses rend tout écart impossible à expliquer.
Les mouvements d’une journée type
Une boutique de décoration ouvre avec un fonds de caisse de 150 €, encaisse 1 320 € TTC d’espèces dans la journée, toutes ventes à 20 %, paie 18 € TTC de fournitures et dépose 1 200 € à la banque le soir.
| Opération | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Ventes en espèces du ticket Z | 531 : 1 320 | 707 : 1 100 ; 44571 : 220 |
| Achat de fournitures | 6064 : 15 ; 44566 : 3 | 531 : 18 |
| Remise en banque (bordereau du soir) | 58 Virements internes : 1 200 | 531 : 1 200 |
| Crédit du relevé, deux jours plus tard | 512 : 1 200 | 58 : 1 200 |
Les montants viennent du ticket Z du logiciel de caisse ; avec plusieurs taux de TVA, c’est encore lui qui donne la base de chaque taux, jamais un calcul a posteriori. Le compte 58 sert de sas entre la sortie du tiroir et l’entrée en banque : il doit revenir à zéro dès que le relevé est pointé.
Fonds de caisse de départ + 1 320 − 18 − 1 200 : il doit rester 252 € dans le tiroir. Si le comptage du soir donne une autre somme, il y a un écart.
Écarts de caisse : constater, pas corriger
Un écart de caisse est la différence entre le solde théorique du 531 et l’argent compté. Il vient d’une erreur de rendu de monnaie, d’une vente oubliée, d’un paiement non saisi ou, plus rarement, d’un vol. La règle est simple : on ne modifie ni les ventes du ticket Z ni les dépenses pour faire coïncider les chiffres. L’écart s’enregistre pour ce qu’il est.
| Situation au comptage | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Il manque 7 € (comptage 245 €) | 658 Pénalités et autres charges (sous-compte « écarts de caisse ») | 7 | |
| 531 Caisse | 7 | ||
| Il y a 4 € de trop (comptage 256 €) | 531 Caisse | 4 | |
| 758 Indemnités et autres produits (sous-compte « écarts de caisse ») | 4 |
Avec le PCG modernisé, les anciens comptes de charges et produits divers de gestion courante ont été regroupés dans 658 et 758 : ouvrez un sous-compte dédié pour que les écarts restent visibles. Un écart ne porte pas de TVA : la TVA a été calculée sur les ventes enregistrées par la caisse, l’écart n’est pas une vente.
Trois réflexes évitent qu’un écart devienne un problème :
- Le noter sur la feuille de comptage du jour, signée par la personne qui a compté, avec une explication si elle est connue.
- Chercher avant d’écrire : un ticket de dépense resté dans le tiroir ou un paiement par carte saisi en espèces expliquent la majorité des écarts.
- Surveiller la répétition : des manquants de quelques euros tous les jours sur le même poste justifient une revue des procédures, voire de l’accès au tiroir. Un excédent régulier n’est pas meilleur signe : il peut révéler des ventes encaissées sans être enregistrées.
Un solde créditeur est impossible
Un tiroir ne contient jamais moins de zéro euro. Un 531 créditeur, même un seul jour, prouve qu’une entrée manque ou qu’une sortie a été saisie deux fois. Lors d’un contrôle fiscal, c’est l’un des premiers indices de recettes non déclarées, et il peut suffire à faire écarter la comptabilité. Vérifiez le solde jour par jour, pas seulement le dernier jour du mois.
Ce qui n’est pas de la caisse
- Les chèques reçus vont en 5112 Chèques à encaisser jusqu’à leur remise.
- Les paiements par carte n’entrent jamais dans le tiroir : ils transitent par un compte d’attente ou le 58 jusqu’au versement de l’acquéreur, comme décrit pour les remises cartes et encaissements par terminal.
- Les prélèvements d’espèces par le dirigeant passent en compte courant d’associé (société) ou en 108 (entreprise individuelle), jamais en charge.
Les paiements en espèces entre professionnels sont en outre plafonnés à 1 000 € par opération par le Code monétaire et financier : un achat fournisseur supérieur payé en liquide est une infraction, même s’il est correctement comptabilisé.
Clôture et logiciel de caisse
À la clôture de l’exercice, le solde du 531 doit être appuyé par un procès-verbal de comptage daté du dernier jour. Les ventes en espèces doivent concorder avec les clôtures journalières, mensuelles et annuelles du logiciel de caisse sécurisé, obligatoire pour les assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de particuliers au moyen d’un système de caisse. L’intégration des tickets Z dans la comptabilité est décrite dans connecter sa caisse à son logiciel comptable, et la méthode de comptage dans le contrôle de la caisse.