À la clôture, on passe des écritures d’inventaire fondées sur des estimations : facture fournisseur pas encore reçue, prestation pas encore facturée, charge payée d’avance. Quand la vraie pièce arrive le mois suivant, il faut éviter de compter la charge ou le produit deux fois. La solution classique en France est la contre-passation (ou extourne) : l’écriture d’inventaire est annulée, à l’identique et en sens inverse, au premier jour de la période suivante.
Les écritures concernées
| Écriture d’inventaire | Comptes | Contre-passée ? |
|---|---|---|
| Facture fournisseur non parvenue | 6xx + 44586 / 408 | Oui |
| Facture client à établir | 4181 / 70x + 44587 | Oui |
| Charges constatées d’avance | 486 / 6xx | Oui |
| Produits constatés d’avance | 70x / 487 | Oui |
| Congés payés et primes à payer | 6412, 645 / 4282, 4382 | Oui |
| Intérêts courus | 661 / 1688 ou 518 | Oui |
| Amortissements, dépréciations, provisions | 68 / 28, 39, 49, 15 | Non : elles se reprennent ou s’ajustent à la clôture suivante |
| Variation de stock | 603 / 3x | Non : elle est recalculée à chaque inventaire |
Exemple complet
Le 31 mars, une prestation de maintenance de mars (800 € HT) n’est pas encore facturée.
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 31 mars | 6156 Maintenance | 800 | |
| 31 mars | 44586 TVA sur factures non parvenues | 160 | |
| 31 mars | 408 Fournisseurs – factures non parvenues | 960 | |
| 1er avril | 408 | 960 | |
| 1er avril | 6156 | 800 | |
| 1er avril | 44586 | 160 |
Le 12 avril, la facture arrive et se saisit normalement : débit 6156 et 44566, crédit 401. Résultat : mars porte bien 800 € de charge, avril n’en porte pas (− 800 + 800), et la TVA est déduite sur la période où la facture est reçue.
Et si le montant réel diffère ?
C’est tout l’intérêt de la méthode : la facture réelle de 850 € HT laissera simplement 50 € de charge en avril. L’estimation n’a pas besoin d’être parfaite, il suffit qu’elle soit raisonnable.
L’alternative : le lettrage direct
Certaines entreprises ne contre-passent pas et imputent la facture réelle directement sur le 408 (débit 408, crédit 401). Cette méthode fonctionne, mais exige un suivi fin de chaque montant provisionné. Avec plusieurs dizaines d’estimations par mois, la contre-passation automatique est plus sûre.
Contrôles
- Le logiciel génère les extournes à la date d’ouverture de la période suivante, pas à la date de la pièce réelle.
- Après contre-passation, les comptes 408, 4181, 486 et 487 ne portent plus que les écritures de la clôture en cours.
- Une écriture d’inventaire ne doit pas être contre-passée deux fois : marquez celles qui l’ont été.
Les écritures elles-mêmes sont expliquées dans charges constatées d’avance, produits non facturés à la fin de période et cut-off comptable à la clôture mensuelle.