La plupart des logiciels comptables se connectent à la banque et importent automatiquement les opérations. Le relevé arrive chaque jour ; il reste à transformer chaque ligne en écriture correcte. C’est ce rapprochement du flux qui remplace aujourd’hui la saisie bancaire manuelle.
Trois façons de traiter une ligne
| Méthode | Exemple | Quand |
|---|---|---|
| Rapprochement avec une facture ouverte | Virement client de 1 440 € ↔ facture V-0412 de 1 440 € | Encaissements et paiements de factures déjà saisies |
| Règle d’affectation | « Libellé contient FRAIS TENUE » → 6278 | Opérations récurrentes sans facture individuelle |
| Saisie manuelle | Remboursement d’un dépôt de garantie | Opérations rares |
L’objectif est que la grande majorité des lignes soient traitées par les deux premières méthodes.
Écrire de bonnes règles
- Précises : basées sur un libellé stable (nom du créancier, référence de mandat), pas sur un mot vague.
- Complètes : compte de charge, code TVA, et si possible tiers.
- Revues : une règle qui s’applique à un fournisseur dont l’activité change produit des erreurs silencieuses.
- Jamais sur des montants variables importants sans contrôle : un prélèvement anormal doit être vu.
Les situations délicates
Paiement groupé. Un client paie trois factures en un virement : le rapprochement associe la ligne bancaire aux trois factures. Si le montant ne correspond à aucune combinaison, la différence est un écart à expliquer (escompte déduit, frais, facture contestée).
Remise nette. Le prestataire de paiement verse le net de ses commissions : la ligne doit être décomposée en encaissement brut et frais ; voir remises cartes et encaissements par terminal.
Doublon d’import. Une reconnexion ou un import manuel en plus du flux automatique peut dupliquer des lignes. Contrôlez que le solde du compte dans le logiciel égale le solde de la banque à la même date.
Virement entre comptes de l’entreprise. Les deux côtés passent par le compte de virements internes 58.
Le contrôle qui reste indispensable
Le flux automatique ne dispense pas du rapprochement bancaire classique, au minimum en fin de mois :
- solde comptable du 512 = solde du relevé à la même date ;
- aucune ligne importée non traitée ;
- aucune écriture manuelle sur le 512 sans ligne bancaire correspondante.
| Contrôle | Résultat attendu |
|---|---|
| Lignes non rapprochées de plus de 7 jours | 0, ou liste expliquée |
| Écart entre solde logiciel et solde banque | 0 |
| Lignes en compte d’attente | liste avec action |
La méthode du rapprochement mensuel est décrite dans rapprochement bancaire pour petites entreprises et la connexion technique dans connexion bancaire et comptabilité.