Les écritures qui viennent d’un flux automatique (factures de vente, relevés bancaires importés, journal de paie) ont une origine traçable. Les écritures manuelles, souvent passées dans le journal des opérations diverses (OD), n’en ont que si on l’organise. Ce sont pourtant elles qui portent les reclassements, les régularisations et les écritures d’inventaire, c’est-à-dire les montants les plus sensibles.
Ce que dit la règle
La comptabilité doit être tenue de façon à permettre un contrôle : chaque écriture s’appuie sur une pièce justificative datée, et l’ordre chronologique des enregistrements ne peut pas être altéré. Une comptabilité informatisée doit garantir l’irréversibilité des écritures après validation : une écriture validée ne se modifie ni ne se supprime ; elle se contre-passe puis se refait. Ces principes se retrouvent dans le contenu exigé du fichier des écritures comptables, qui contient pour chaque écriture sa date de saisie et sa date de validation.
Les règles internes à fixer
| Règle | Exemple concret |
|---|---|
| Qui peut saisir une OD | le comptable et l’expert-comptable, pas les autres utilisateurs |
| Pièce obligatoire | note de calcul, tableau, courriel de décision, joint à l’écriture |
| Libellé explicite | « Reclassement abonnement CRM de 6064 vers 6513 – janvier à mars », pas « régul » |
| Seuil de double validation | au-delà d’un montant fixé, un second regard (dirigeant ou expert-comptable) |
| Délai de validation | les écritures en brouillard sont validées avant la clôture du mois |
Le cycle d’une écriture manuelle
- Saisie en brouillard (provisoire) avec la pièce jointe.
- Revue par une seconde personne pour les écritures au-dessus du seuil ou sur des comptes sensibles (capitaux propres, comptes courants, TVA).
- Validation, qui rend l’écriture définitive.
- Si une erreur est découverte : contre-passation datée du jour, puis nouvelle écriture correcte. L’erreur et sa correction restent visibles.
Les comptes à surveiller
Les écritures manuelles sur certains comptes méritent une attention particulière :
- capitaux propres et résultat : aucune écriture hors affectation votée ;
- comptes courants d’associés : chaque mouvement justifié ;
- TVA : une OD sur un compte 445 doit se retrouver dans une déclaration ;
- comptes de trésorerie : une écriture manuelle sur un 512 doit correspondre à une ligne du relevé.
Revue mensuelle
Un état des OD du mois, trié par montant, se relit en un quart d’heure. On y cherche : des écritures sans pièce, des libellés vagues, des montants ronds inexpliqués, des écritures passées par une personne inhabituelle ou à une date inhabituelle (veille de clôture, jour férié).
Les corrections elles-mêmes sont détaillées dans écritures de correction et reclassements et la journalisation des modifications dans journal des modifications en comptabilité informatisée.