Sur papier, une écriture raturée se voyait. Dans un logiciel, une écriture modifiée ne laisse aucune trace si le logiciel ne la conserve pas. C’est pourquoi les règles comptables françaises imposent, pour une comptabilité informatisée, une procédure de validation qui fige les écritures, et pourquoi l’administration examine les traitements informatiques eux-mêmes lors d’un contrôle.
Brouillon, validation, clôture
Une écriture passe par trois états, et ce qu’on peut en faire dépend de l’état.
| État | Ce qu’on peut faire | Trace |
|---|---|---|
| Brouillon (ou provisoire) | modifier, supprimer librement | journal des modifications du logiciel |
| Validée | rien : elle est intangible | date de validation, reprise dans le FEC |
| Période clôturée | aucune nouvelle écriture sur la période | date de clôture de la période |
La validation donne à l’écriture son caractère définitif. Le FEC contient d’ailleurs, pour chaque ligne, la date de validation en plus de la date d’écriture : un contrôleur voit immédiatement si des écritures de mars ont été validées en novembre, ou si une écriture a été passée sur une période déjà déclarée.
Validez régulièrement, au plus tard avant chaque déclaration de TVA. Une comptabilité dont toutes les écritures restent au brouillon jusqu’à la clôture annuelle n’offre aucune garantie d’intangibilité.
Corriger une écriture validée
Une erreur découverte après validation se corrige en deux écritures nouvelles, jamais en modifiant l’ancienne.
Exemple : une facture d’honoraires de 1 000 EUR HT a été imputée par erreur en 6063 Fournitures d’entretien et de petit équipement au lieu de 6226 Honoraires.
| Écriture | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Contre-passation | 401 Fournisseur | 1 000 | |
| 6063 Fournitures | 1 000 | ||
| Écriture correcte | 6226 Honoraires | 1 000 | |
| 401 Fournisseur | 1 000 |
Les deux nouvelles écritures portent un libellé qui renvoie à l’écriture d’origine (« Correction écriture AC-0318 du 12/03 »). Dans la plupart des logiciels, on peut aussi passer directement une écriture de reclassement unique de 6063 vers 6226, plus courte et tout aussi traçable. La méthode est développée dans les écritures de correction et reclassements.
Si l’erreur touche la TVA d’une période déjà déclarée, la correction passe dans la déclaration suivante, avec ses propres règles ; voir les écritures de régularisation de TVA.
Ce que le journal des modifications doit contenir
L’intangibilité des écritures validées ne suffit pas. Le logiciel doit aussi conserver l’historique de ce qui précède et de ce qui entoure les écritures :
- création, modification et suppression des brouillons, avec l’auteur et l’heure ;
- validation et clôture de période, avec l’auteur ;
- réouverture d’une période, si le logiciel la permet, avec sa justification ;
- modifications des fiches tiers, en particulier les coordonnées bancaires et les SIREN ;
- modifications du paramétrage : codes TVA, comptes, règles d’affectation automatique ;
- imports : fichier importé, date, nombre d’écritures, utilisateur.
Une modification de code TVA peut fausser des centaines d’écritures futures. Elle mérite au moins autant de traçabilité qu’une écriture.
Lors d’un contrôle de comptabilité informatisée
Quand la comptabilité est tenue avec un logiciel, le contrôle porte aussi sur les traitements informatiques. Le vérificateur peut demander le FEC, mais aussi la documentation du logiciel, les règles de calcul utilisées et les historiques. Il vérifiera notamment :
- que les numéros d’écriture se suivent sans trou inexpliqué dans chaque journal ;
- que les dates de validation sont cohérentes avec les dates de déclaration ;
- qu’aucune écriture n’a été passée sur une période clôturée sans explication ;
- que les montants déclarés en TVA correspondent aux écritures validées à la date de dépôt.
Préparez-vous en faisant vous-même ce contrôle une fois par an. Les exigences propres aux factures sont décrites dans la piste d’audit fiable des factures, et la préparation générale dans le contrôle fiscal et les pièces comptables.
Les signaux d’alerte
- un logiciel qui permet de supprimer une écriture validée, ou de modifier sa date ;
- un même utilisateur générique pour toutes les saisies, qui rend le journal inutile ;
- des réouvertures de période fréquentes, signe que les validations sont faites trop tôt ou les contrôles trop tard ;
- des écritures d’à-nouveaux modifiées après l’approbation des comptes.
Chacun de ces signaux, relevé par un vérificateur, fragilise la valeur probante de toute la comptabilité, bien au-delà de l’écriture concernée.