Eine Jahresabschluss-Checkliste sorgt dafür, dass beim Abschluss kein Schritt vergessen wird. Für österreichische KMU sind die Anforderungen aus UGB, EStG und UStG zu beachten und sauber abzuhaken. Diese Seite begleitet den gesamten Ablauf, von der Vorbereitung vor dem Stichtag bis zur Einreichung beim Firmenbuch, und ordnet sich in unseren Überblick zu Jahresabschluss und Bilanz ein.
Wer die Checkliste konsequent abarbeitet, vermeidet typische Fehlerquellen wie nicht abgestimmte Konten, vergessene Periodenabgrenzungen oder eine verspätete Offenlegung. Den vollständigen Prozess beschreiben wir zusätzlich Schritt für Schritt im Beitrag Jahresabschluss Schritt für Schritt.
Vor dem Stichtag
Schon vor dem 31. Dezember lohnt sich die Vorbereitung:
- Inventur des Lagers planen und durchführen
- offene Forderungen prüfen, Mahnstand kontrollieren
- Anlagenzugänge und -abgänge im Verzeichnis dokumentieren
- Investitionsplanung mit Blick auf den Investitionsfreibetrag
- Bewertung von Forderungen vorbereiten
- Steuerberater frühzeitig informieren
Ein gepflegtes Anlagenverzeichnis erspart beim Abschluss viel Zeit. Wie es korrekt geführt wird, zeigt der Beitrag Anlagenverzeichnis in Österreich richtig führen. Mehr zur strukturierten Vorbereitung und zu den Fristen steht im Beitrag zum Abschlusskalender und Fristenplanung.
Während der Abschlussarbeiten
Im Kern der Abschlussarbeiten geht es darum, jedes Konto nachvollziehbar abzustimmen. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Bereiche zusammen:
| Bereich | Aufgaben |
|---|---|
| Bank | Salden mit Auszug zum 31.12. abstimmen |
| Kassa | Kassenbuch mit Bestand abgleichen |
| Debitoren | offene Posten prüfen, Wertberichtigungen |
| Kreditoren | Eingangsrechnungen vollständig erfasst |
| Anlagen | Abschreibungen rechnen, IFB ansetzen |
| USt | Konten gegen UVA abstimmen |
| Lohn | Lohnkonten gegen Meldungen abgleichen |
| Periodenabgrenzung | aktive und passive Posten bilden |
| Rückstellungen | Garantie, Pension, Prozesskosten |
Jede abgehakte Zeile sollte mit einem Beleg oder einer Abstimmungsliste hinterlegt sein. So bleibt der Abschluss auch bei einer späteren Außenprüfung nachvollziehbar.
Bilanz und GuV
Nach den Abstimmungen entstehen Bilanz und GuV nach dem UGB-Gliederungsschema:
- Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital, Verbindlichkeiten
- GuV nach Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren
- Anhang mit Erläuterungen
- Lagebericht (ab mittelgroßen Gesellschaften)
Die korrekte Zuordnung folgt dem österreichischen Einheitskontenrahmen, siehe Kontenrahmen. Wie aus den abgestimmten Konten eine vollständige Bilanz entsteht, vertieft der Beitrag Bilanz nach UGB erstellen.
Steuerliche Mehr-Weniger-Rechnung
Aus der UGB-Bilanz wird über eine Mehr-Weniger-Rechnung die steuerliche Bemessungsgrundlage abgeleitet. Typische Posten:
- Pkw-Aufwendungen (50 % Repräsentation)
- Bewirtung 50 %
- nicht abzugsfähige Strafen
- Forschungsprämie (steuerfreie Einnahme)
- IFB als zusätzliche Betriebsausgabe
Bei einer GmbH mündet diese Rechnung in die Körperschaftsteuer. Die Grundlagen dazu erklärt der Beitrag Körperschaftsteuer der GmbH.
Offenlegung beim Firmenbuch
Kapitalgesellschaften reichen den Jahresabschluss innerhalb von neun Monaten beim Firmenbuch ein. Wichtige Punkte:
- elektronische Übermittlung über ERV oder Notar
- Größenklassen entscheiden über den Umfang der Offenlegung
- Strafen bei Versäumnissen ab 700 € pro Geschäftsführer
- aktueller Stand auf bmf.gv.at
Den genauen Ablauf der Einreichung beschreibt der Beitrag Jahresabschluss beim Firmenbuch einreichen.
Nach dem Abschluss
- Steuererklärungen (KSt, USt-Jahreserklärung, Kammerumlage) vorbereiten
- Jahresabschluss mit Geschäftsführung und ggf. Beirat besprechen
- Lessons Learned für die Routine im neuen Jahr
- Archivierung gemäß Archivierung von Buchhaltungsunterlagen
- Forecast und Budget für die nächsten 12 Monate
- Kennzahlen-Review im Sinne von einfache Kennzahlen aus der Buchhaltung
Fazit
Die Checkliste macht aus Stress eine Routine. Wer das Jahr über sauber bucht, wickelt den Abschluss in wenigen Tagen ab. Mehr Hintergrund bietet der Leitfaden Jahresabschluss für kleine Unternehmen. Preise ansehen.