Le jour où l’acte de constitution est signé chez le notaire, la société existe et sa comptabilité commence. Sa première pièce comptable n’est pas une facture mais l’acte constitutif : il fixe les apports, le nombre d’actions émises et la date de début du premier exercice. Le bilan d’ouverture reprend ces éléments dans les comptes du PCMN.
Les pièces à rassembler
- l’acte authentique de constitution et les statuts publiés au Moniteur belge ;
- l’attestation bancaire du compte spécial sur lequel les apports en espèces ont été versés ;
- le rapport du réviseur d’entreprises et le rapport des fondateurs en cas d’apport en nature ;
- le plan financier, établi par les fondateurs et remis au notaire ;
- les factures de frais de constitution (notaire, publication, guichet d’entreprises).
Le plan financier n’est pas déposé publiquement, mais il redevient décisif si la société fait faillite dans les trois ans : les fondateurs peuvent être tenus responsables si les capitaux propres de départ étaient manifestement insuffisants. Le contenu attendu est décrit dans l’article sur le plan financier de la SRL.
Apports en espèces
Dans une SRL, les apports ne forment plus un capital mais un compte de capitaux propres indisponible (« apport non appelé » ou « apport disponible / indisponible » selon les statuts). Le PCMN adapté au Code des sociétés et des associations le range dans la rubrique 11 « Apport hors capital », avec une distinction entre apport disponible et indisponible selon ce que prévoient les statuts.
Exemple : deux fondateurs apportent chacun 10 000 EUR en espèces, entièrement libérés sur le compte bloqué.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 550 | Banque, compte spécial bloqué | 20 000 | |
| 111 | Apport hors capital indisponible | 20 000 |
Après la constitution, le notaire autorise la banque à débloquer le compte : un simple transfert entre sous-comptes bancaires suffit.
Si une partie seulement est libérée, le solde non libéré reste une créance sur les actionnaires et doit apparaître comme telle au bilan.
Apports en nature
Un véhicule, un ordinateur, une clientèle ou le fonds de commerce d’un indépendant peuvent être apportés. Ils entrent au bilan à la valeur retenue dans le rapport du réviseur, pas à leur valeur comptable chez l’apporteur. Ils deviennent des immobilisations amortissables selon les règles d’évaluation de la société. Les points de vigilance (TVA, transfert d’universalité) sont traités dans apporter du matériel à sa société.
Frais de constitution
Les honoraires du notaire, les frais de publication et d’inscription à la BCE sont des frais d’établissement. Deux traitements sont admis :
- les prendre directement en charge (61) dans le premier exercice ;
- les activer en compte 20 et les amortir, en principe sur cinq ans au plus.
Pour une petite SRL, la prise en charge immédiate est souvent la solution la plus simple et la plus lisible. Les frais engagés par les fondateurs avant la constitution peuvent être repris par la société si l’acte ou une décision de l’organe d’administration le prévoit ; ils sont alors remboursés via un compte courant.
Activités commencées avant la signature
Si les fondateurs ont déjà acheté du matériel ou signé des contrats au nom de la société en formation, la société doit reprendre ces engagements dans les deux mois de l’acquisition de la personnalité juridique. Ces opérations sont alors comptabilisées dans le premier exercice, avec les factures établies au nom de la société.
Contrôles avant de passer aux opérations courantes
- Le total des apports au bilan correspond à l’acte et au nombre d’actions émises.
- Le solde du compte bancaire d’ouverture correspond à l’attestation bancaire, moins les frais déjà payés.
- Les apports en nature figurent à la valeur du rapport du réviseur.
- La date de début du premier exercice et sa date de clôture sont paramétrées dans le logiciel.
Le premier exercice peut dépasser douze mois si les statuts le prévoient. Sa clôture suit ensuite le calendrier habituel décrit dans la checklist de clôture d’exercice.