Le bilan et le compte de résultats donnent des totaux. L’annexe dit d’où ils viennent : quelles règles d’évaluation ont été appliquées, comment ont évolué les immobilisations, quelles dettes arrivent à échéance, quelles garanties ont été données. Dans les modèles de la Centrale des bilans, l’annexe est une suite d’états numérotés dont la liste varie avec la taille de la société.
Contenu selon le schéma
| Schéma | Ce que l’annexe contient en pratique |
|---|---|
| Micro | Une annexe réduite : règles d’évaluation, informations sur les dettes et les sûretés, engagements importants, et le bilan social si la société occupe du personnel |
| Abrégé | En plus : état des immobilisations et de leurs amortissements, participations détenues, détail des dettes par échéance et par garantie |
| Complet | En plus : ventilations détaillées du résultat d’exploitation et financier, relations avec les entreprises liées, informations sur le personnel et les dirigeants |
Le choix du modèle est expliqué dans l’article schéma micro, abrégé ou complet. Une micro-société ne dispense pas de toute annexe : elle remplit une version réduite, mais doit toujours mentionner les sûretés et les engagements importants.
Règles d’évaluation
C’est la partie que l’on rédige une fois et que l’on oublie souvent de mettre à jour. Elle doit décrire au minimum :
- les méthodes et taux d’amortissement par catégorie d’immobilisations ;
- la méthode de valorisation des stocks (prix moyen pondéré, FIFO, prix de revient) ;
- les critères de constitution des réductions de valeur sur créances et des provisions ;
- le traitement des devises et des frais d’établissement.
Un changement de méthode (par exemple passer de l’amortissement linéaire au dégressif) doit être signalé et son effet sur le résultat chiffré. Les règles appliquées doivent correspondre à celles décrites dans l’article sur les amortissements des immobilisations.
État des créances et des dettes
L’état des dettes est l’endroit où un lecteur externe, souvent un banquier, cherche le risque de liquidité. Il ventile les dettes selon leur échéance et leur garantie.
- Dettes à plus d’un an échéant dans l’année (rubrique 42) : la tranche de l’emprunt à rembourser dans les douze mois doit être reclassée de 17 vers 42 avant la clôture. L’annexe reprend ces montants par nature (emprunts, dettes de location-financement, autres).
- Dettes ayant plus de cinq ans à courir : à isoler parmi les dettes à long terme.
- Dettes garanties : dettes couvertes par des sûretés réelles (hypothèque, mandat hypothécaire, gage sur fonds de commerce) constituées sur les actifs de la société, ou par des garanties des pouvoirs publics.
- Dettes fiscales, salariales et sociales : séparer les montants échus des montants non échus. Une dette ONSS ou TVA échue à la clôture est un signal que la Centrale des bilans et les tribunaux de l’entreprise surveillent.
Côté créances, le modèle complet détaille les créances à plus d’un an et les placements de trésorerie. Pour les petites sociétés, l’essentiel est de vérifier que les créances douteuses ont fait l’objet d’une réduction de valeur et que les comptes courants des administrateurs débiteurs sont correctement classés.
Exemple de contrôle avant dépôt
Une SRL a un crédit d’investissement de 120 000 EUR, remboursable en 60 mensualités dont 24 000 EUR échoient l’année suivante, garanti par un gage sur fonds de commerce. À la clôture :
- 24 000 EUR passent en 42, 96 000 EUR restent en 17 ;
- l’annexe indique 24 000 EUR en dettes échéant dans l’année et 120 000 EUR en dettes garanties par des sûretés réelles sur les actifs de la société ;
- le montant total doit coller au tableau d’amortissement de la banque.
Engagements hors bilan
Garanties données pour des tiers, commandes d’investissement importantes, engagements de location à long terme, litiges en cours non provisionnés : ce qui n’apparaît pas au bilan doit être mentionné dans l’annexe lorsque c’est significatif. C’est fréquemment la partie la plus incomplète des comptes de PME.
Erreurs fréquentes
- Recopier les règles d’évaluation d’une année à l’autre alors que la politique d’amortissement a changé.
- Ne pas reclasser en 42 la partie à court terme des emprunts, ce qui fausse l’état des dettes.
- Omettre les sûretés consenties lors d’un nouveau crédit.
- Remplir le bilan social de manière incohérente avec les données ONSS.
Avant le dépôt, comparez l’annexe à la balance définitive comme décrit dans l’article sur la concordance entre balance et comptes annuels. Les modèles officiels et leurs notices sont publiés par la Centrale des bilans.