Le 31 décembre, des marchandises sont parties sans facture, un consultant a travaillé en décembre mais facturera en janvier, un fournisseur a livré le 30 décembre et sa facture arrivera le 10 janvier. Le cut-off remet chacune de ces opérations dans le bon exercice. C’est l’un des contrôles qui influencent le plus le résultat d’une PME.
Le principe
En comptabilité belge, les produits et les charges sont rattachés à l’exercice auquel ils se rapportent, indépendamment de leur date de facturation ou de paiement. Le fait générateur est la livraison du bien ou l’exécution du service.
| Situation au 31/12 | Compte PCMN | Sens |
|---|---|---|
| Vente livrée, facture pas encore émise | 404 Produits à recevoir | débit 404, crédit 70 |
| Achat reçu, facture pas encore reçue | 444 Factures à recevoir | débit 60/61, crédit 444 |
| Vente facturée d’avance, livraison en N+1 | 493 Produits à reporter | débit 70, crédit 493 |
| Achat facturé d’avance, service en N+1 | 490 Charges à reporter | débit 490, crédit 61 |
Les deux dernières lignes concernent les factures « en avance » ; elles sont développées dans produits à reporter et charges à imputer.
Cut-off des ventes
Partez des documents de livraison et des feuilles de temps, pas du journal des ventes :
- listez les bons de livraison et les prestations des derniers jours de l’exercice ;
- rapprochez-les des factures émises : tout ce qui a été livré mais facturé après la clôture va en 404 ;
- vérifiez à l’inverse les factures émises avant la clôture pour des livraisons de l’année suivante.
Exemple : un grossiste livre le 29 décembre pour 8 000 EUR HTVA ; la facture part le 5 janvier.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 404 | Produits à recevoir | 8 000 | |
| 700 | Ventes de marchandises | 8 000 |
Au 1er janvier, l’écriture est extournée ; la facture de janvier est enregistrée normalement et les deux écritures s’annulent dans le nouvel exercice. N’oubliez pas le stock : la marchandise livrée ne doit plus figurer dans l’inventaire de clôture.
Cut-off des achats
Côté achats, la difficulté est inverse : ce sont les factures qui arrivent tard. Pour les repérer :
- consultez les factures reçues en janvier et février (via Peppol, elles sont datées et faciles à filtrer) et isolez celles qui portent sur des livraisons ou prestations de l’exercice clôturé ;
- reprenez les bons de réception de fin d’année non encore appariés à une facture ;
- pensez aux charges sans facture régulière : électricité et gaz (estimation sur la base des relevés), honoraires de l’expert-comptable pour la clôture, frais bancaires du dernier trimestre.
Exemple : du matériel livré le 28 décembre pour 2 500 EUR HTVA, facturé le 12 janvier.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 604 | Achats de marchandises | 2 500 | |
| 444 | Factures à recevoir | 2 500 |
La TVA n’est pas comptabilisée sur une facture à recevoir : le droit à déduction naît avec la facture. Elle sera déduite dans la déclaration de la période où la facture est reçue.
TVA et cut-off ne suivent pas la même date
La TVA belge devient exigible au moment de la livraison ou de la prestation, mais aussi, à concurrence du montant reçu, à l’encaissement d’un acompte s’il intervient avant. Un acompte encaissé en décembre pour une livraison de janvier se déclare donc en décembre pour la TVA, alors que le produit appartient à janvier en comptabilité. Ce décalage explique une partie des écarts relevés lors du rapprochement TVA à la clôture.
Erreurs fréquentes
- Se contenter des factures reçues avant la date de bouclage, alors que des factures de l’exercice arrivent encore en mars.
- Comptabiliser la facture à recevoir sans l’extourner, puis la facture réelle : charge doublée.
- Oublier de faire correspondre cut-off des ventes et stock.
- Estimer une charge à recevoir sans base documentée (contrat, devis, relevé).