Un rapprochement bancaire automatique qui propose le mauvais client, une facture Peppol rattachée à un fournisseur en double, une règle d’imputation qui envoie le loyer en frais de bureau : ces erreurs ne viennent presque jamais du logiciel. Elles viennent des données qu’on lui a confiées. Quelques jours de nettoyage avant la mise en route évitent des mois de corrections.
Cartographier les flux de données
Avant de nettoyer, il faut savoir d’où viennent les chiffres. Une cartographie des données est un simple tableau : une ligne par source, avec ce qu’elle envoie, à quel rythme, sous quel format et qui en est responsable. Exemple pour une SRL de services qui vend aussi en ligne :
| Source | Données | Format et rythme | Journal visé | Identifiant clé | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|
| Banques (2 comptes) | mouvements, soldes | CODA, quotidien | banque | IBAN, numéro d’extrait | comptable |
| Point d’accès Peppol | factures d’achat et de vente | UBL, en continu | achats, ventes | identifiant Peppol, numéro de facture | administration |
| Webshop | ventes B2C | API, synthèse quotidienne | ventes | numéro de commande | e-commerce |
| Prestataire de paiement | versements, commissions | relevé mensuel | opérations diverses | référence de versement | comptable |
| Secrétariat social | salaires, ONSS, précompte | fichier d’écritures, mensuel | opérations diverses | période de paie | RH |
| Notes de frais | dépenses du personnel | application mobile | achats | référence de note | chaque salarié |
Ce tableau répond à trois questions qui reviennent dans tout projet : quelle source fait foi en cas de conflit, quel identifiant empêche un doublon, et qui corrige quand le flux s’arrête. Il révèle aussi les trous : une caisse dont personne ne transmet les tickets Z, un deuxième compte bancaire jamais relié, une carte de crédit dont les relevés arrivent par e-mail.
Gardez la carte à jour. Chaque nouvel outil, chaque changement de banque ou de secrétariat social y ajoute une ligne.
Fiches clients et fournisseurs
C’est le chantier le plus rentable. Pour chaque tiers actif :
- Fusionnez les doublons : « Dumont Bureau », « DUMONT BUREAU SRL » et « Dumont Bureautique » sont souvent le même fournisseur, avec des soldes éparpillés.
- Vérifiez le numéro d’entreprise dans la banque-carrefour des entreprises : format à dix chiffres, statut actif, dénomination exacte.
- Contrôlez le numéro de TVA des clients intracommunautaires dans VIES ; un numéro invalide fausse le relevé intracommunautaire.
- Renseignez l’identifiant Peppol. Pour une entreprise belge, il repose en général sur son numéro BCE (schéma 0208). Sans lui, la facture ne peut pas être routée.
- Contrôlez les IBAN et supprimez ceux qui ne servent plus ; un IBAN ancien est une porte ouverte aux erreurs et à la fraude.
- Archivez les tiers inactifs depuis plusieurs exercices, sans les supprimer s’ils portent un historique.
Le détail des contrôles se trouve dans le nettoyage des données clients et le nettoyage des données fournisseurs.
Plan comptable et codes TVA
Une règle d’imputation automatique choisit un compte : encore faut-il que le bon compte existe et que les mauvais aient disparu.
- Repérez les comptes sans mouvement depuis deux exercices et bloquez-les à la saisie.
- Supprimez les comptes en double (deux comptes 6120 « Fournitures de bureau » ouverts à des époques différentes).
- Associez à chaque compte de charge et de produit un code TVA par défaut cohérent avec son usage réel.
- Vérifiez que les comptes d’attente (499) sont proches de zéro : un compte d’attente plein contient des écritures que l’automatisation ne saura jamais résoudre.
Voyez nettoyer le plan comptable pour une méthode compte par compte.
Soldes ouverts anciens
Un rapprochement automatique cherche, pour chaque paiement, une facture ouverte du même montant. Si le dossier contient encore des factures de trois ans jamais lettrées, des notes de crédit non imputées et des paiements orphelins, le moteur proposera de mauvaises correspondances. Avant de lancer :
- lettrez manuellement ce qui peut l’être ;
- traitez les petits écarts selon une règle écrite (seuil, compte d’imputation, validation) ;
- passez en réduction de valeur ou en perte les créances réellement irrécouvrables ;
- confirmez les soldes importants par un relevé envoyé au client ou demandé au fournisseur.
Un test avant de basculer
Choisissez un mois récent déjà clôturé. Rejouez-le avec les automatisations activées, dans un environnement de test ou un dossier copié, et comparez la balance obtenue à la balance réelle. Chaque écart est soit une règle à corriger, soit une donnée encore sale. Quand le mois rejoué tombe juste, vous pouvez activer les flux en production, en commençant par la banque, qui sert de contrôle à tous les autres.