Côté clients, une fiche fausse retarde un encaissement. Côté fournisseurs, elle peut faire partir de l’argent vers le mauvais compte. C’est pourquoi le nettoyage des fiches fournisseurs commence par les coordonnées bancaires, avant même la dénomination ou l’adresse.
Priorité 1 : les comptes bancaires
La fraude la plus courante en PME belge reste l’e-mail annonçant un « nouveau numéro de compte ». Pendant le nettoyage :
- listez les IBAN modifiés au cours des douze derniers mois et retrouvez, pour chacun, qui a validé le changement et sur quelle base
- vérifiez qu’un IBAN n’est pas partagé par deux fournisseurs différents
- signalez les IBAN étrangers pour des fournisseurs belges
- supprimez les anciens IBAN qui ne servent plus, pour qu’ils ne soient pas réutilisés par erreur dans une campagne de paiement
Règle à retenir : un changement d’IBAN se confirme toujours par un appel à un numéro déjà connu, jamais par les coordonnées du message reçu.
Priorité 2 : l’identité fiscale
| Contrôle | Effet d’une erreur |
|---|---|
| Numéro de TVA actif à la BCE | la TVA facturée par un non-assujetti n’est pas déductible |
| Fournisseur sous franchise de la taxe | aucune TVA ne doit apparaître sur ses factures |
| Fournisseur établi hors de Belgique | autoliquidation éventuelle par vous, selon le cas en grilles 55 ou 56 et 86, 87 ou 88 |
| Identifiant Peppol | les factures structurées n’arrivent pas dans votre logiciel |
Priorité 3 : l’obligation de retenue
Si vous faites appel à des entrepreneurs dans la construction ou dans d’autres secteurs visés par la législation, vous devez vérifier avant chaque paiement si le cocontractant a des dettes sociales ou fiscales. Dans ce cas, une partie du montant doit être versée à l’ONSS et au SPF Finances au lieu du fournisseur. Ajoutez un indicateur « soumis à vérification de retenue » sur la fiche, consultable via le service en ligne de la sécurité sociale. Le traitement comptable d’un tel paiement fractionné est décrit dans les paiements partiels aux fournisseurs.
Le reste du nettoyage
- Fusionnez les doublons créés au fil des factures scannées (même numéro d’entreprise, orthographes différentes).
- Donnez à chaque fournisseur un compte de charge par défaut cohérent avec le PCMN ; cela réduit les erreurs de classement.
- Renseignez les conditions de paiement réelles plutôt qu’un « 30 jours » générique.
- Désactivez les fournisseurs sans facture depuis longtemps et sans solde ouvert sur le 440.
Avant de clore le chantier
Faites relire la liste des IBAN modifiés par une deuxième personne et conservez cette validation. Pour éviter que le désordre revienne, appliquez les règles de création des fournisseurs et vérifiez votre configuration de réception des factures Peppol.