En Belgique, une fiche client erronée ne se contente pas de gêner la relance. Elle bloque l’envoi d’une facture Peppol, fausse le listing annuel des clients assujettis et fait atterrir des paiements dans le compte d’attente. Un nettoyage annuel, plus un contrôle à chaque création, suffit généralement.
Les champs qui comptent vraiment
| Champ | Pourquoi il est critique | Comment le vérifier |
|---|---|---|
| Numéro d’entreprise | identifiant unique de la société à la BCE | recherche publique de la Banque-Carrefour des Entreprises |
| Numéro de TVA | détermine le taux, l’autoliquidation et le listing | statut actif à la BCE, VIES pour un client européen |
| Identifiant Peppol | adresse de livraison de la facture électronique | annuaire Peppol, à partir du numéro d’entreprise |
| Dénomination et forme | doit correspondre aux données officielles | extrait BCE |
| Langue | factures et rappels en français, néerlandais ou allemand | préférence du client |
| Mandat de domiciliation | seule base légale d’un prélèvement | référence et date de signature |
Méthode en cinq passes
- Exportez toutes les fiches avec leur solde, leur dernière facture et leur dernier paiement.
- Rapprochez les numéros d’entreprise avec la BCE. Signalez les sociétés dont le statut est arrêté ou en liquidation, et celles dont le numéro est vide.
- Fusionnez les doublons : même numéro d’entreprise sous deux noms, ou ancienne raison sociale gardée à côté de la nouvelle. Conservez la fiche la plus ancienne et reportez-y l’historique.
- Séparez particuliers et assujettis. Un consommateur n’a pas de numéro de TVA et n’entre pas dans le listing ; un assujetti sans numéro y crée un trou.
- Archivez les clients sans activité ni solde, au lieu de les supprimer, pour conserver la piste d’audit.
Cas belges à surveiller
- Unités d’établissement : une même entreprise peut vouloir recevoir ses factures à une adresse d’établissement. Gardez le numéro d’entreprise principal comme identifiant et notez l’adresse de facturation à part.
- Passage d’indépendant à SRL : le client a désormais un autre numéro d’entreprise. Créez une nouvelle fiche plutôt que de modifier l’ancienne, sinon l’historique TVA devient faux.
- Assujettis exemptés (article 44) : ils ont un numéro de TVA mais ne déposent pas toujours de déclarations ; leur traitement Peppol et TVA mérite une note sur la fiche.
Les détails techniques sont expliqués dans la vérification d’un client dans l’annuaire Peppol et dans le nettoyage des numéros de TVA et BCE.
Données personnelles
Les fiches de clients particuliers contiennent des données personnelles. Le RGPD impose de ne garder que ce qui sert à la relation et aux obligations légales, et de supprimer le superflu (date de naissance, remarques personnelles). Les données liées aux factures restent conservées pendant les délais comptables et fiscaux.
Pour que le fichier reste propre
Fixez des règles de création : numéro d’entreprise obligatoire pour une société, contrôle BCE automatique, une seule personne qui valide les fusions. Le guide sur la création des clients détaille ce contrôle à l’entrée, et un fichier propre facilite le listing des clients assujettis.