Encoder un relevé bancaire ligne par ligne est l’une des tâches les plus répétitives de la comptabilité d’une entreprise belge. Avec les fichiers CODA, chaque mouvement de vos comptes arrive dans le logiciel avec ses références, prêt à être rapproché des factures. Pour un indépendant comme pour une SRL, c’est souvent le premier gain d’automatisation, et le plus fiable.
Le format CODA
CODA (coded statement of account) est le format standard d’extrait de compte électronique défini par le secteur bancaire belge, et proposé par toutes les banques établies en Belgique. Là où un relevé PDF est conçu pour être lu, le fichier CODA est conçu pour être interprété par un logiciel comptable.
Un fichier CODA correspond à un extrait d’un compte. Il est composé de lignes de longueur fixe, chacune identifiée par un type d’enregistrement :
| Enregistrement | Contenu |
|---|---|
| 0 | en-tête : banque, date de création, titulaire |
| 1 | ancien solde, IBAN, numéro de l’extrait |
| 2 | mouvement : montant, date valeur, code d’opération, communication, contrepartie (sur plusieurs lignes 2.1, 2.2, 2.3) |
| 3 | informations complémentaires sur un mouvement, par exemple le détail d’un paiement groupé |
| 4 | communication libre |
| 8 | nouveau solde |
| 9 | fin de fichier, totaux de contrôle |
Ce qui rend le format précieux, ce sont les codes d’opération normalisés (virement reçu, domiciliation, paiement par carte, frais bancaires, intérêts) et la communication structurée transmise telle quelle. Le logiciel n’a pas à deviner le sens d’une ligne : il lit un code, un montant, une référence et un compte de contrepartie.
Chaque fichier porte aussi un ancien solde et un nouveau solde. Ils permettent de vérifier qu’aucun extrait ne manque : le nouveau solde d’un extrait doit être l’ancien solde du suivant.
La collecte automatique
Pour que les CODA arrivent sans intervention, deux voies coexistent.
- Un service de collecte, dont Codabox est le plus répandu auprès des cabinets comptables belges. L’entreprise signe un mandat CODA par banque, qui autorise la banque à transmettre chaque jour les extraits au service ; celui-ci les met à disposition du logiciel du comptable ou de l’entreprise.
- Une liaison directe entre la banque et le logiciel comptable, ou un export depuis la banque en ligne, lorsque les deux le permettent.
Le mandat se signe dans la banque en ligne ou par formulaire, selon la banque ; certaines banques facturent la transmission CODA, d’autres non. Prévoyez un mandat pour chaque compte : compte courant, compte d’épargne, compte en devises, carte de crédit si la banque la fournit en CODA. Un compte oublié est un compte rapproché à la main.
Importer des fichiers CODA manuellement
Sans service de collecte, vous pouvez télécharger les fichiers vous-même. La procédure est simple, mais elle demande de la régularité.
- Dans la banque en ligne, choisissez l’export des extraits au format CODA (extension .cod ou .txt selon la banque), pas le CSV ni le PDF.
- Téléchargez tous les extraits depuis le dernier importé, sans en sauter un.
- Importez-les dans le logiciel dans l’ordre des numéros d’extrait.
- Contrôlez que le logiciel a reconnu le compte grâce à l’IBAN et rattaché l’extrait au bon journal financier.
- Vérifiez la continuité : l’ancien solde du premier extrait importé doit égaler le dernier solde déjà comptabilisé.
Les erreurs classiques : importer deux fois le même extrait (un bon logiciel le refuse grâce au numéro d’extrait), sauter un extrait téléchargé hors période, ou importer un fichier CSV qui ne contient ni code d’opération ni communication structurée. Un import hebdomadaire suffit pour la plupart des PME ; au-delà de quelques dizaines de mouvements par jour, la collecte automatique se justifie vite.
Le rapprochement automatique
Une fois les mouvements importés, le logiciel confronte chaque ligne aux pièces ouvertes : factures de vente, factures d’achat, notes de frais. Il s’appuie sur plusieurs critères, du plus sûr au plus faible.
| Critère | Rôle | Fiabilité |
|---|---|---|
| Communication structurée (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) | identifie directement la facture | très élevée |
| Montant exact | confirme le solde à lettrer | élevée |
| IBAN de la contrepartie connu dans la fiche tiers | relie le mouvement au bon client ou fournisseur | bonne |
| Numéro de facture dans une communication libre | identifie la facture si le client l’a recopié | moyenne |
| Date proche de l’échéance | départage plusieurs factures du même montant | indicative |
La communication structurée est l’atout majeur du système belge : douze chiffres dont deux de contrôle, générés par votre logiciel pour chaque facture. Si le client la reprend, la correspondance est quasi certaine et le lettrage se fait sans intervention. Faites-la figurer sur toutes vos factures, y compris dans le fichier Peppol, voir virements SEPA et références structurées.
Pour les opérations récurrentes sans facture (frais de tenue de compte, prélèvement du leasing, loyer, ONSS), créez des règles : tel code d’opération, telle contrepartie, tel compte. Le traitement des frais et intérêts bancaires est détaillé dans les frais bancaires et intérêts.
Dans une PME bien paramétrée, la grande majorité des mouvements se rapprochent seuls. Les autres demandent une décision :
- virement sans communication ou avec une référence erronée ;
- paiement partiel ou paiement groupé de plusieurs factures ;
- montant net après déduction d’une note de crédit ou d’un escompte ;
- remboursement, chargeback, versement d’un prestataire de paiement net de commissions.
Regroupez-les dans une file d’attente traitée chaque semaine, et laissez le logiciel mémoriser chaque décision pour les cas suivants. Ce qui reste longtemps non identifié va dans un compte d’attente suivi, jamais dans un compte de produits divers, voir les paiements non identifiés.
Mise en place
- Listez tous les comptes bancaires de l’entreprise, y compris ceux qui bougent peu.
- Signez les mandats CODA ou activez l’export, compte par compte.
- Associez chaque IBAN à son compte 55 du PCMN et à son journal financier.
- Importez un premier mois, comparez avec les relevés et corrigez les règles.
- Ajoutez la communication structurée à tous vos modèles de facture si ce n’est pas déjà fait.
Le rapprochement quotidien garde aussi votre trésorerie à jour : le solde comptable des comptes 55 correspond chaque matin à la réalité de la banque.