Un virement de 1 210 EUR arrive sans communication, depuis un compte inconnu. Un débit de 89 EUR apparaît sur l’extrait sans facture correspondante. Tant que l’origine n’est pas connue, l’écriture bancaire doit quand même être passée pour que le compte 550 corresponde à l’extrait. La contrepartie provisoire, c’est le compte 499 Comptes d’attente du PCMN.
Pourquoi le 499 ne peut pas rester rempli
Les comptes annuels déposés à la Centrale des bilans de la BNB n’ont pas de rubrique pour un compte d’attente. À la clôture, tout solde du 499 doit avoir été reclassé dans le compte qui lui correspond réellement. Un 499 qui grossit de mois en mois signale en plus d’autres problèmes : factures de vente non comptabilisées, notes de crédit oubliées, ou fraude.
Procédure de recherche
- Passez l’écriture en 499 avec un libellé complet : date, montant, nom et IBAN du donneur d’ordre tels qu’ils figurent dans le fichier CODA.
- Cherchez par montant parmi les factures ouvertes du 400, y compris les combinaisons de plusieurs factures et les montants diminués de frais bancaires.
- Cherchez par IBAN : le compte a peut-être déjà payé sous un autre nom, par exemple la société mère du client.
- Contactez le payeur si l’IBAN permet d’identifier une entreprise.
- Fixez une limite, par exemple trente jours, au-delà de laquelle le dossier remonte au dirigeant.
Les sorties possibles
| Résultat de la recherche | Écriture de sortie |
|---|---|
| Paiement d’une facture client identifiée | 499 vers le compte client 400, puis lettrage |
| Acompte sur une commande | 499 vers 46 acomptes reçus, facture d’acompte si nécessaire |
| Débit d’un fournisseur dont la facture manque | 499 vers 440 ou 444, demande de la facture |
| Frais bancaires | 499 vers la charge correspondante, en classe 65 ou 61 selon votre plan |
| Versement erroné d’un tiers | remboursement au donneur d’ordre, 499 soldé par le 550 |
Prévenir plutôt que chercher
La meilleure arme belge contre les paiements non identifiés est la communication structurée, ce code à douze chiffres entre +++ que la banque transmet intact. Générée pour chaque facture, elle permet un lettrage automatique dans la grande majorité des cas ; voyez les virements SEPA avec référence structurée. L’import quotidien des fichiers CODA réduit aussi le délai entre l’encaissement et sa recherche.
Revue mensuelle
À chaque clôture de mois, sortez le détail du 499 trié par ancienneté. Chaque ligne doit avoir un statut et une personne responsable. Le compte de transit voisin, le 58 pour les virements internes, se contrôle en même temps ; la différence entre les deux est expliquée dans les comptes d’attente et de transit.