Un client vire 1 815 EUR avec la mention « facture mars ». Un autre paie trois factures en un seul virement sans référence. Un troisième recopie une communication structurée en inversant deux chiffres. Chaque fois, quelqu’un doit ouvrir le relevé et chercher. La communication structurée existe pour supprimer ces recherches.
Le format
Une communication structurée compte 12 chiffres, présentés sous la forme +++123/4567/89002+++ :
- les 10 premiers chiffres sont libres : vous y codez ce qui vous permet de retrouver la facture ;
- les 2 derniers sont un contrôle : le reste de la division des 10 premiers par 97, ou 97 si ce reste vaut zéro.
Exemple : 1234567890 divisé par 97 laisse un reste de 2. La communication complète est 123456789002, soit +++123/4567/89002+++. Les banques belges vérifient ce calcul : une communication mal recopiée est refusée à la saisie, ce qui évite des virements orphelins.
Que coder dans les 10 chiffres
| Choix | Avantage | Limite |
|---|---|---|
| Numéro de facture | lettrage direct sur une facture | un virement groupé n’a qu’une référence |
| Numéro de client | utile pour une domiciliation ou un abonnement | il faut ensuite choisir les factures payées |
| Numéro de facture et indice de relance | permet de savoir quel rappel a déclenché le paiement | plus complexe à générer |
La règle qui compte : une communication par facture, jamais réutilisée. Si vos numéros de facture comportent des lettres ou dépassent dix chiffres, convertissez-les en un identifiant numérique unique tenu par votre logiciel. Pour les clients étrangers, la référence créancier internationale (format RF, norme ISO 11649) joue le même rôle et est reconnue dans toute la zone SEPA.
Où la placer
Sur la facture, à côté de l’IBAN et du montant, avec la mention « communication structurée à reprendre telle quelle ». Dans un code QR de paiement, elle est intégrée pour que le client n’ait rien à recopier. Dans un virement SEPA, elle voyage dans la zone de référence structurée, distincte de la communication libre : le client qui la tape dans la zone libre la fait perdre au lettrage automatique de certaines banques.
Depuis le 9 octobre 2025, les banques de la zone euro vérifient aussi la concordance entre le nom du bénéficiaire et l’IBAN avant un virement. Le nom indiqué sur vos factures doit donc correspondre à celui du titulaire du compte, sans quoi vos clients reçoivent un avertissement au moment de payer.
La communication structurée dans Peppol
Dans une facture Peppol BIS Billing 3.0, la communication structurée a un champ dédié : l’identifiant de paiement des instructions de paiement (information de remise). Associé au code du moyen de paiement (virement SEPA, code 58) et à l’IBAN du bénéficiaire, il permet au logiciel du client de préparer le virement sans saisie.
Bonnes pratiques :
- transmettez les 12 chiffres, avec ou sans les signes
+++et/selon ce qu’accepte votre point d’accès, mais toujours le même format ; - ne mettez pas la communication seulement dans une note libre ou dans le PDF joint : le logiciel du client ne la lira pas ;
- pour une facture payée par domiciliation, indiquez le moyen de paiement correspondant et la référence du mandat, sans communication de virement.
Les factures reçues de vos fournisseurs suivent le même chemin dans l’autre sens : votre logiciel peut reprendre la communication pour vos propres paiements, ce qui réduit les erreurs de recopie dans les campagnes de paiement fournisseurs.
Le rapprochement avec les fichiers CODA
Les banques belges fournissent les mouvements de compte dans le format CODA, un fichier quotidien qui contient pour chaque mouvement le montant, la contrepartie, l’IBAN et la communication, structurée ou libre. Reçu automatiquement dans le logiciel, par exemple via un service de synchronisation bancaire, il permet un lettrage en cascade :
- communication structurée valide et montant exact : lettrage automatique de la facture ;
- communication valide, montant différent : lettrage partiel, solde laissé ouvert, signalement pour contrôle ;
- pas de communication, mais IBAN connu et montant égal à une facture ouverte du client : proposition de lettrage à valider ;
- montant égal à plusieurs factures du même client : proposition d’un lettrage groupé ;
- rien de tout cela : compte d’attente 499, à vider chaque semaine.
Le taux de lettrage automatique dépend presque entièrement de la première étape. Une entreprise dont 90 % des clients reprennent la communication structurée n’a plus qu’une poignée de mouvements à traiter à la main. Les cas résiduels sont décrits dans les paiements non identifiés et les paiements partiels des clients.
Avec les factures Peppol, le cycle se ferme : la communication générée à l’émission part dans le message, revient dans le virement du client, puis dans le fichier CODA, et le lettrage se fait sans intervention.
Erreurs qui cassent le lettrage
- Réutiliser la même communication pour une facture et sa note de crédit.
- Changer de méthode de génération sans prévenir, ce qui rend invalides les références déjà envoyées.
- Imprimer la communication sur le PDF mais pas dans le fichier structuré.
- Accepter un acompte sans communication propre : il se mélange ensuite au paiement du solde.