Sur un extrait CODA, entre les paiements clients et fournisseurs, on trouve chaque mois une série de lignes que personne ne réclame : frais de gestion, frais de carte, commissions sur paiements, intérêts. Laissées dans un compte d’attente, elles empêchent la clôture. Bien paramétrées, elles se comptabilisent presque seules.
Une ligne, un traitement
| Ligne de l’extrait | Nature | Comptabilisation habituelle |
|---|---|---|
| Frais de tenue de compte, forfait mensuel | service bancaire | charge, classe 61 ou 65 selon votre plan |
| Frais de virement à l’étranger | service bancaire | idem |
| Commission sur paiements Bancontact ou carte | coût d’encaissement | classe 61 ou 65, facture du prestataire de paiement à l’appui |
| Intérêts débiteurs d’un découvert | charge de dette | 650 charges des dettes |
| Intérêts créditeurs d’un compte d’épargne | produit financier | classe 75, avec le précompte mobilier retenu |
L’important n’est pas tant le compte choisi que la constance : une même ligne doit toujours aller au même endroit.
Et la TVA ?
La plupart des services bancaires et financiers sont exemptés de TVA : pas de TVA à déduire sur les frais de tenue de compte ou les intérêts. Certains prestataires de paiement facturent cependant des services techniques soumis à la TVA, parfois depuis un autre État membre avec autoliquidation. Lisez la facture du prestataire : si elle mentionne une TVA ou une autoliquidation, elle doit être encodée comme une facture d’achat, et non comme une simple ligne d’extrait.
Les intérêts créditeurs et le précompte mobilier
Lorsque la banque verse des intérêts sur un compte de la société, elle retient en principe un précompte mobilier. L’écriture enregistre le brut : le net en banque, le précompte en 412 Impôts et précomptes à récupérer, et l’intérêt brut en produit financier. Le précompte est ensuite imputé dans la déclaration à l’impôt des sociétés.
Exemple
Intérêts bruts de 200 EUR sur un compte d’épargne professionnel, précompte mobilier de 30 % retenu :
- débit 550 Banque 140 EUR ;
- débit 412 Précompte à récupérer 60 EUR ;
- crédit 75 Produits financiers 200 EUR.
Déductibilité fiscale des frais et intérêts
Les frais bancaires d’une société sont en principe des frais professionnels déductibles : ils sont exposés pour l’activité et justifiés par l’extrait ou la facture de la banque. Quelques situations demandent pourtant de l’attention.
Le compte mixte de l’indépendant. Une personne physique qui utilise un seul compte pour sa vie privée et son activité ne peut déduire que la part professionnelle des frais. La solution la plus simple, et celle qui facilite tout contrôle, est un compte réservé à l’activité, dont les frais sont alors entièrement professionnels. Pour une société, la question ne se pose pas : ses comptes sont professionnels par nature, mais les dépenses privées du dirigeant payées depuis ces comptes ne le sont pas.
Les intérêts sur emprunts. Les intérêts d’un crédit qui finance l’activité sont déductibles l’année où ils courent, d’où l’importance de rattacher à l’exercice les intérêts courus non échus. Plusieurs limites existent pour une société :
- les intérêts payés à un dirigeant ou associé sur ses avances à la société sont requalifiés en dividendes pour la part qui dépasse un taux conforme au marché, ou pour la part des avances qui excède les fonds propres dans les limites fixées par la loi ; cette part n’est pas déductible et subit le précompte mobilier des dividendes ;
- les intérêts versés à des sociétés du groupe ou à des bénéficiaires peu taxés sont soumis à des règles de sous-capitalisation ;
- dans les groupes ou sociétés fortement endettés, la limitation de la déduction des surcoûts d’emprunt plafonne la déduction nette des intérêts en fonction de l’EBITDA fiscal, avec un seuil absolu en dessous duquel elle ne s’applique pas.
La plupart des PME restent sous ces seuils, mais un prêt du dirigeant à sa propre SRL entre presque toujours dans le premier cas ; fixez son taux par écrit et documentez la référence de marché.
Ce qui n’est pas déductible. Les frais liés à une opération privée, les intérêts sur un découvert créé par des prélèvements privés, et les intérêts de retard réclamés sur certains impôts ou amendes doivent être isolés. Créez pour eux un sous-compte distinct, par exemple dans les charges financières, que le comptable reprendra en dépenses non admises dans la déclaration ISoc. Les intérêts payés et le plafond de requalification sont détaillés dans les comptes courants d’associés.
Automatiser avec les extraits CODA
Les fichiers CODA décrivent chaque opération avec un code de transaction. Créez une règle par type de frais récurrent : le logiciel propose alors l’imputation dès l’import, et le rapprochement bancaire ne garde à traiter que les vraies exceptions.
La mise en place de ces règles est décrite dans l’import des fichiers CODA, et le contrôle de fin de mois dans le rapprochement bancaire pour petites entreprises.