Le client demande « une proforma » pour débloquer son budget, sa banque veut un document pour ouvrir un crédit documentaire, le transitaire en exige une pour dédouaner des échantillons. La facture proforma répond à ces besoins : elle présente l’opération telle qu’elle sera facturée. Mais elle n’a aucune des conséquences d’une facture.
Ce que la proforma n’est pas
| Facture proforma | Facture | |
|---|---|---|
| Valeur fiscale | aucune | document TVA |
| Déduction de TVA chez le client | impossible | possible si la TVA est exigible |
| Numérotation | série propre | séquence continue des factures |
| Écriture comptable | aucune | créance, vente et TVA |
| Envoi via Peppol | non | oui, entre assujettis belges |
| Obligation de conservation | utile, pas exigée comme pièce TVA | 10 ans |
Une proforma ne fait pas naître de créance : si le client ne paie jamais, il n’y a rien à annuler, aucune note de crédit à émettre.
Quand l’utiliser
- Paiement avant livraison : un nouveau client paie avant que vous ne lanciez la commande. La proforma joue le rôle de demande de paiement.
- Engagement budgétaire : un acheteur public ou un grand compte doit réserver le montant avant de commander.
- Export et douane : des marchandises envoyées sans vente (échantillons, réparation, exposition) voyagent avec une proforma qui en indique la valeur douanière et la mention « sans valeur commerciale » le cas échéant.
- Financement : crédit documentaire, garantie bancaire, dossier de subside qui exige un devis détaillé.
Rédiger une proforma sans confusion
Le risque principal est qu’un client l’enregistre comme une facture. Rendez la confusion impossible :
- intitulé en tête : « Facture proforma » ;
- mention visible : « Ce document ne constitue pas une facture. Aucune TVA ne peut être déduite sur sa base. » ;
- numérotation distincte (par exemple PF-0001), jamais prise dans la série des factures, dont les règles sont décrites dans la numérotation des factures ;
- durée de validité des prix ;
- le montant de TVA qui sera appliqué, présenté à titre indicatif.
Du paiement à la facture
Le client paie 6 050 EUR sur la base d’une proforma pour un bien de 5 000 EUR HTVA à 21 %. À l’encaissement, la TVA devient exigible pour le montant reçu ; vous émettez alors une facture, au plus tard le 15e jour du mois suivant, avec un nouveau numéro de la série des factures et la date du jour d’émission.
- Si le bien n’est pas encore livré, c’est une facture d’acompte : 400 au débit 6 050, 46 Acomptes reçus sur commandes au crédit 5 000, 451 au crédit 1 050, puis le paiement solde le 400.
- Si le bien part le jour même, émettez directement la facture de vente : le crédit va en 70.
Un paiement reçu sur une proforma et resté sans facture à la clôture est une anomalie : l’argent est en banque, la TVA est due et rien ne la constate. Vérifiez à chaque fin de mois les proformas payées sans facture correspondante.
La proforma et Peppol
L’obligation de facturation électronique structurée en vigueur depuis le 1er janvier 2026 vise les factures et les notes de crédit. Une proforma n’en fait pas partie : envoyez-la en PDF par e-mail. N’utilisez pas une facture Peppol pour faire office de proforma « en attendant » : une fois envoyée, elle est une facture et ne peut plus être retirée que par une note de crédit.
Proforma pour l’étranger
Pour un client hors Union européenne, la proforma sert souvent à l’importateur pour obtenir une licence ou ouvrir un crédit documentaire. Les données qu’elle contient (code douanier, origine, incoterm, poids) doivent correspondre à la facture commerciale définitive ; un écart retarde le dédouanement. Les règles de TVA de la vente elle-même sont expliquées dans la facturation d’un client étranger.
Erreurs observées
- Proforma numérotée dans la série des factures, ce qui crée un trou de numérotation quand elle n’est pas suivie d’une vente.
- Proforma comptabilisée en vente pour « gonfler » le chiffre d’affaires d’un mois.
- Client qui déduit la TVA d’une proforma : sa déduction est refusée en cas de contrôle, et il vous demandera une facture en urgence.