Chez beaucoup de clients professionnels, la comptabilité fournisseurs ne paie qu’après un rapprochement à trois : la commande émise, la réception constatée et la facture reçue. Si l’un des trois manque ou ne concorde pas, la facture part en attente. Côté vendeur, la discipline est la même dans l’autre sens : chaque facture doit pouvoir être retrouvée à partir d’une commande et d’une livraison.
Les trois documents et ce qu’ils prouvent
| Document | Qui l’établit | Ce qu’il fixe | Effet comptable |
|---|---|---|---|
| Bon de commande | le client | quantités, prix, délais, conditions | aucun, c’est un engagement |
| Bon de livraison ou rapport de prestation | le fournisseur, signé par le client | ce qui a été réellement livré | fait générateur de la TVA |
| Facture | le fournisseur | montant dû et TVA | créance et chiffre d’affaires |
Le bon de commande ne se comptabilise pas. Il sert à contrôler : le prix facturé est-il le prix commandé, la quantité facturée est-elle la quantité livrée ? La TVA devient exigible à la livraison, pas à la commande, sauf si un acompte est payé avant (voir la facture d’acompte).
Accepter la commande proprement
Avant de livrer, vérifiez que la commande du client comporte son numéro de commande et, pour un client inconnu, son numéro d’entreprise valide à la BCE. Notez ce numéro dans votre fiche de commande dès la confirmation : c’est lui que le client cherchera sur la facture. Une commande passée par téléphone gagne à être confirmée par écrit, avec le prix et les conditions de paiement, pour éviter une discussion lors de la facturation.
Livraisons partielles et commandes ouvertes
Une commande de 1 000 pièces livrée en trois fois donne en principe trois factures, une par livraison, chacune avec le même numéro de commande et les quantités de la livraison. Gardez dans votre logiciel le solde restant à livrer et à facturer par ligne de commande ; c’est ce solde qui révèle une livraison oubliée.
À la clôture de l’exercice ou d’un mois, ce qui est livré mais pas encore facturé est un produit acquis. Il se comptabilise en 404 Produits à recevoir au débit, contre le compte de ventes 70, puis s’extourne quand la facture part. Le client fait l’inverse avec ses marchandises reçues sans facture en 444 Factures à recevoir.
Écarts de prix et de quantités
Les écarts naissent presque toujours en amont : prix catalogue modifié après la commande, frais de transport non prévus, quantité livrée supérieure à la quantité commandée. Réglez-les avant d’émettre la facture :
- prix différent : facturez le prix accepté par écrit ; un nouveau prix sans accord du client donne une facture contestée ;
- surplus livré : faites valider le surplus ou facturez la seule quantité commandée et reprenez le reste ;
- frais annexes (transport, emballage, urgence) : prévoyez-les dans la commande ou dans vos conditions générales.
Une facture déjà envoyée avec un écart se corrige par note de crédit, jamais en modifiant le document d’origine.
La référence de commande dans Peppol
Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre assujettis belges partent en format structuré via Peppol. Le format Peppol BIS Billing 3.0 contient des champs précis pour relier la facture aux documents du client, et ce sont ces champs que son logiciel lit, pas le texte libre :
- référence de commande (au niveau de la facture) : le numéro de bon de commande du client ;
- référence de ligne de commande (au niveau de chaque ligne) : utile quand une facture couvre plusieurs lignes ou plusieurs commandes ;
- référence de l’acheteur : souvent un code de service, de centre de coûts ou de personne de contact demandé par le client ;
- référence de contrat et référence de bon de livraison : pour les contrats cadres et les livraisons partielles.
Un client qui exige un numéro de commande rejettera, via un message de statut, une facture où ce champ est vide. Les acheteurs publics l’exigent presque toujours (voir les factures au secteur public). Si la facture revient refusée, corrigez la référence et émettez une nouvelle facture après une note de crédit, selon la marche décrite dans les rejets Peppol.
Côté achats, la réception de ces références permet de valider automatiquement les factures conformes et de n’envoyer en validation que celles qui s’écartent de la commande.
Industrie et production
Dans l’industrie, la chaîne commande-facture se complique pour quatre raisons.
Commandes cadres et appels de livraison. Le client signe une commande annuelle à prix fixés puis appelle les quantités au fil des semaines. Chaque facture reprend la référence de la commande cadre comme référence de contrat et le numéro d’appel comme référence de commande.
Livraisons fractionnées et bons de livraison. Une facture peut regrouper plusieurs livraisons d’un mois. Indiquez sur chaque ligne le bon de livraison concerné ; sans lui, le magasin du client ne peut pas confirmer la réception.
Outillages, moules et frais de démarrage. Un moule fabriqué pour le client et facturé séparément suit sa propre ligne, souvent avec un acompte. Précisez qui en reste propriétaire : la réponse détermine s’il s’agit d’une vente de bien ou d’un coût intégré au prix des pièces.
Emballages consignés et palettes. Les emballages réutilisables facturés avec consigne puis repris se suivent dans un compte de dettes pour consignes, décrit dans les dépôts et consignes d’emballages. Une reprise donne une note de crédit ou une ligne négative.
Les clauses de révision de prix (indexation des matières, de l’énergie ou des salaires) doivent figurer dans la commande cadre, avec la formule et la date de référence. Une révision appliquée sans base contractuelle est l’une des premières causes de factures bloquées dans ce secteur.
Contrôle mensuel
Une fois par mois, sortez la liste des commandes livrées non facturées et celle des factures sans référence de commande. Les premières vous font perdre du chiffre d’affaires ; les secondes ralentissent vos encaissements.