Maintenance mensuelle, licence logicielle annuelle, contrat de nettoyage, location de matériel, cotisation de membre : une facture récurrente reproduit chaque période le même montant, avec la même référence de contrat. L’automatiser fait gagner du temps, à condition de régler une fois pour toutes trois questions : quand la TVA est due, à quel exercice appartient le produit, et comment le client paie.
Exigibilité de la TVA sur un service continu
Pour un service qui donne lieu à des décomptes ou paiements successifs, la TVA devient exigible à l’expiration de chaque période à laquelle se rapporte le décompte. Un abonnement mensuel facturé en fin de mois donne une TVA du mois.
Deux situations avancent ce moment :
- le client paie avant la fin de la période : la TVA est due à l’encaissement, pour le montant reçu ;
- un service continu de plus d’un an sans décompte périodique : la TVA devient exigible au moins au 31 décembre de chaque année.
Depuis le 1er janvier 2026, une facture envoyée avant le début de la période ne rend plus, à elle seule, la TVA exigible. La facture de janvier envoyée le 20 décembre et payée le 5 janvier relève de la déclaration de janvier.
Abonnement annuel payé d’avance
Un client souscrit le 1er octobre une licence annuelle de 1 200 EUR HTVA et paie le jour même 1 452 EUR. La TVA de 252 EUR est due dans la période d’octobre, parce que le prix est encaissé. Le produit, lui, couvre douze mois dont trois seulement appartiennent à l’exercice qui se termine le 31 décembre.
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 1er octobre | 400 Clients | 1 452 | |
| 70 Chiffre d’affaires | 1 200 | ||
| 451 TVA à payer | 252 | ||
| 31 décembre | 70 Chiffre d’affaires | 900 | |
| 493 Produits à reporter | 900 | ||
| 1er janvier | 493 Produits à reporter | 900 | |
| 70 Chiffre d’affaires | 900 |
La même logique, appliquée à un logiciel vendu en abonnement, est développée dans la comptabilité d’une société SaaS et le compte est détaillé avec les produits à reporter de fin d’exercice.
Paramétrer un contrat récurrent
Un modèle de facture récurrente se configure une fois, mais il doit contenir tout ce qui change d’une période à l’autre :
- la période couverte (dates de début et de fin) sur chaque facture ;
- la référence du contrat et, si le client en donne un, son numéro de commande annuel ;
- la règle d’indexation prévue au contrat (indice, date de référence, moment de l’adaptation), appliquée par une nouvelle version du modèle et non en modifiant les factures déjà émises ;
- la règle de prorata pour un début ou une fin en cours de mois ;
- la date de fin ou le préavis, pour arrêter la facturation à temps.
Une résiliation en cours de période donne une note de crédit pour la partie non consommée si le contrat prévoit un remboursement. Sans remboursement prévu, la période facturée reste due.
Contrats cadres et abonnements via Peppol
Chaque facture périodique adressée à un assujetti belge doit partir en format structuré via Peppol depuis le 1er janvier 2026. Pour un flux récurrent, trois champs du format Peppol BIS Billing 3.0 évitent la plupart des blocages chez le client :
- la référence de contrat, qui permet au client de rattacher toutes les factures au même contrat cadre ;
- la période de facturation, avec date de début et date de fin, que le logiciel du client compare à son engagement ;
- la référence de commande lorsque le client émet un bon de commande annuel ou un numéro d’engagement budgétaire.
Les contrats cadres avec des livraisons ou prestations multiples dans le mois peuvent donner lieu à une facture récapitulative mensuelle, émise au plus tard le 15e jour du mois suivant, chaque prestation restant détaillée sur une ligne. Avant la première facture d’un nouveau client, vérifiez qu’il est bien enregistré sur le réseau ; l’envoi d’une facture vers un client absent de Peppol ne doit pas être répété chaque mois sans contrôle. Le paramétrage du point d’accès est traité dans le choix d’un point d’accès Peppol.
Encaisser par domiciliation SEPA
La domiciliation (prélèvement SEPA) convient aux montants récurrents : c’est vous, créancier, qui déclenchez l’encaissement à l’échéance. Il vous faut un identifiant de créancier SEPA, obtenu auprès de votre banque, et un mandat signé par chaque client.
| SEPA Core | SEPA B2B | |
|---|---|---|
| Débiteur | particulier ou entreprise | entreprise uniquement |
| Remboursement sans motif | 8 semaines après le débit | aucun |
| Débit non autorisé | contestable 13 mois | contestable 13 mois |
| Formalité côté débiteur | mandat signé | mandat signé et enregistré auprès de sa banque |
Le client doit être averti du montant et de la date avant chaque prélèvement : la prénotification, de 14 jours sauf délai plus court convenu, peut figurer sur la facture elle-même. Dans la facture Peppol, indiquez le moyen de paiement « prélèvement SEPA » avec la référence du mandat : le client sait ainsi qu’il ne doit pas virer.
Côté comptable, la remise de prélèvements crée un encaissement global sur le relevé bancaire, qui doit être lettré facture par facture. Les rejets (provision insuffisante, compte clôturé, opposition) rouvrent la créance ; leur traitement est décrit dans les rejets de prélèvement. Un client qui conteste dans les huit semaines en SEPA Core n’annule pas sa dette : la facture redevient ouverte et suit la procédure de relance.
Avant de lancer le cycle suivant
Comparez chaque mois le nombre de contrats actifs et le nombre de factures générées. Un écart signale un contrat expiré encore facturé ou, plus coûteux, un client actif qui n’a rien reçu.