Vous encaissez vos abonnements ou vos factures récurrentes par domiciliation SEPA. Le jour de l’échéance, une partie revient. Dans l’extrait CODA, la ligne porte un code de motif : solde insuffisant, compte clôturé, mandat inexistant, opposition du client. Comptablement, l’enjeu est de rouvrir la bonne facture, pas de laisser un débit isolé sur le compte bancaire.
Refus, retour, remboursement : ce que dit le motif
| Type d’opération SEPA | Quand | Ce que cela signifie |
|---|---|---|
| Refus (reject) | avant l’exécution | l’encaissement n’a jamais eu lieu |
| Retour (return) | quelques jours après l’exécution | la banque du débiteur renvoie les fonds (provision insuffisante, compte clôturé) |
| Remboursement (refund) | à la demande du débiteur | en domiciliation Core, le débiteur peut se faire rembourser sans motif pendant huit semaines, et plus longtemps si le mandat n’était pas valable ; le schéma B2B ne prévoit pas ce droit |
| Révocation ou opposition | à l’initiative du débiteur | les prochaines échéances échoueront aussi |
Le motif guide la suite : un solde insuffisant justifie une nouvelle présentation, un mandat révoqué impose de changer de mode de paiement.
L’écriture
Lors de l’encaissement initial, la facture a été lettrée : 550 au débit, 400 au crédit. Au retour :
- 400 Clients au débit, avec la référence de la facture d’origine ;
- 550 Établissements de crédit au crédit, pour le montant rejeté ;
- les frais de rejet facturés par votre banque en charge (classe 65 ou 61, selon votre plan), jamais compensés avec la créance.
Délettrez l’encaissement plutôt que de créer une nouvelle facture : la facture reste la même, seule sa situation de paiement change. Si vous refacturez des frais au client, prévoyez-le dans vos conditions générales et émettez une pièce distincte.
La routine en cinq étapes
- Le jour même, importez le CODA et isolez les opérations de retour.
- Rouvrez chaque facture concernée et notez le code de motif dans la fiche client.
- Prévenez le client avec le montant, la date et la manière de régulariser (nouvelle présentation ou virement avec communication structurée).
- Après deux échecs, suspendez la domiciliation et passez le client dans votre routine de relance.
- En fin de mois, vérifiez qu’aucun retour ne reste non lettré dans la banque.
Prévenir plutôt que guérir
- Envoyez la pré-notification du montant et de la date avant chaque débit.
- Gardez le mandat signé, sa référence unique et la date de signature : sans eux, un remboursement est difficile à contester.
- Mettez à jour l’IBAN dès qu’un client signale un changement de banque.
La mise en place des mandats est décrite dans domiciliation SEPA pour factures récurrentes, et le suivi des encaissements dans prélèvements automatiques et paiements récurrents.