Personne ne s’inscrit « directement » sur Peppol. L’inscription passe toujours par un prestataire de services Peppol, appelé point d’accès, qui a signé l’accord du réseau. En Belgique, l’autorité Peppol qui encadre ces prestataires est le SPF BOSA. Le choix de ce prestataire se fait le plus souvent à travers le logiciel de facturation ou de comptabilité qui l’intègre.
Trois configurations possibles
| Configuration | Fonctionnement | Convient à |
|---|---|---|
| Point d’accès intégré au logiciel de facturation et de comptabilité | le logiciel crée, envoie, reçoit et comptabilise | la plupart des indépendants et PME |
| Prestataire Peppol séparé relié à un ERP ou à un outil métier | le prestataire convertit et transporte, l’ERP reste maître des données | entreprises avec un ERP existant ou de gros volumes |
| Portail en ligne de saisie | encodage manuel de quelques factures | très petits volumes, en dépannage |
Le portail de saisie résout l’envoi mais pas la réception : les factures reçues doivent encore être téléchargées puis encodées en comptabilité. C’est rarement une solution durable.
Ce que le point d’accès doit couvrir
- Envoi et réception des factures et notes de crédit Peppol BIS Billing 3.0. Un participant doit au moins pouvoir recevoir ce type de document.
- Inscription sous votre numéro d’entreprise (schéma 0208), seul identifiant minimal recommandé en Belgique. D’autres identifiants (numéro de TVA, GLN) peuvent s’y ajouter.
- Autofacturation, si vous émettez ou recevez des factures établies par le client : c’est un type de document distinct, qui demande une inscription spécifique.
- Réponses commerciales (Invoice Response) pour accepter, mettre en question ou refuser une facture.
- Validation avant envoi, pour que les erreurs soient signalées chez vous plutôt que de revenir du client.
- Journal des envois consultable : destinataire, date, statut, message d’erreur.
Changer de prestataire sans perdre de factures
Votre identifiant ne peut être actif qu’auprès d’un seul prestataire pour un même type de document. Lors d’un changement, l’ancien prestataire doit libérer l’inscription avant que le nouveau puisse l’enregistrer. Si la manœuvre est mal coordonnée, vous êtes injoignable pendant quelques jours, ou pire, inscrit à deux endroits sous deux identifiants différents, ce qui disperse vos factures entrantes. Demandez avant de signer comment se passe la sortie : délai de désinscription, export de l’historique des factures, durée pendant laquelle vos documents restent accessibles.
Coût
Les modèles tarifaires varient : forfait mensuel avec un nombre de documents inclus, prix par document envoyé, réception gratuite ou payante. Comparez sur votre volume réel d’une année, achats compris, et non sur le prix d’appel. L’abonnement est une charge de services et biens divers ; son traitement est expliqué dans Peppol et le PCMN. Un régime fiscal temporaire de déduction majorée a été prévu pour les dépenses de facturation électronique des PME et des indépendants ; vérifiez avec votre comptable s’il couvre encore votre période imposable.
Choisir un logiciel Peppol pour une PME belge
Le point d’accès n’est qu’un tuyau. Ce qui détermine le temps gagné, c’est le logiciel qui l’entoure. Pour une PME belge, testez ces points sur une démonstration avec vos propres cas, pas sur une facture d’exemple :
- Création complète de la facture : référence acheteur et numéro de commande, plusieurs taux de TVA (21 %, 12 %, 6 %) sur une même facture, motifs d’exonération et mention d’autoliquidation, communication structurée pour le paiement.
- Notes de crédit liées à la facture d’origine, envoyées par le même canal.
- Import des achats : reconnaissance du fournisseur par son numéro de TVA, correspondance automatique entre catégories TVA du fichier et codes TVA belges, proposition de compte du PCMN apprise d’une facture à l’autre.
- TVA belge : préparation de la déclaration avec les grilles, export pour Intervat, listing clients annuel.
- Banque : rapprochement des paiements avec les factures grâce à la communication structurée.
- Accès du comptable : le comptable externe travaille sur les mêmes données, sans export ni envoi de fichiers.
- Conservation : les fichiers UBL reçus et émis sont conservés tels quels, avec leurs annexes.
Une entreprise qui facture via un outil métier (caisse, planning, plateforme de vente) vérifie en plus que cet outil transmet ses factures B2B au logiciel principal ou directement en UBL.
Pour tester l’ensemble une fois le choix fait, suivez la vérification de préparation Peppol. Le fonctionnement du réseau lui-même est décrit dans comment fonctionne Peppol.