Après plusieurs rappels sans effet, un fournisseur confie sa facture à une société de recouvrement ou à un huissier, et ajoute au montant dû des intérêts et une indemnité. Trois questions se posent alors : que peut-on réclamer, faut-il y appliquer la TVA, et à quel moment ces montants entrent-ils dans les comptes ?
Ce qui se réclame à une entreprise
Entre entreprises, la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales s’applique, sauf clause contraire valable :
- des intérêts de retard dus de plein droit dès le lendemain de l’échéance, au taux de référence publié chaque semestre, sauf taux contractuel ;
- une indemnité forfaitaire de recouvrement d’au moins 40 EUR par facture, sans mise en demeure ;
- une indemnisation raisonnable des frais de recouvrement qui dépassent ce forfait (avocat, société de recouvrement), sur justificatifs.
Pour une créance professionnelle non contestée, une procédure de recouvrement par huissier permet d’obtenir un titre exécutoire sans passer devant le juge, si le débiteur ne réagit pas dans le délai qui lui est donné. Elle ne convient pas dès que le client conteste la dette : il faut alors traiter le litige de facturation.
Ce qui se réclame à un consommateur
Face à un particulier, le Livre XIX du Code de droit économique encadre strictement les frais. Le premier rappel est gratuit et laisse au consommateur un délai de 14 jours pour payer ; il doit mentionner ce qui sera réclamé si le paiement ne suit pas. Ensuite seulement, des intérêts et une indemnité peuvent être réclamés, dans les plafonds fixés par la loi selon le montant de la dette, et à condition que les conditions générales les prévoient. Un fournisseur qui applique au particulier les clauses prévues pour ses clients professionnels s’expose à les voir réduites ou annulées.
Pas de TVA sur les intérêts et l’indemnité
Les intérêts de retard et l’indemnité de recouvrement compensent un préjudice ; ils ne rémunèrent aucune livraison ni aucun service. Ils sont hors du champ de la TVA :
- ne les ajoutez pas sur une facture avec TVA ; réclamez-les dans un décompte séparé ou une note de débit ;
- ne les déclarez dans aucune grille de la déclaration périodique.
Les honoraires de la société de recouvrement, de l’avocat ou de l’huissier que vous payez sont en revanche des prestations taxées : leur TVA est déductible chez vous comme une charge d’exploitation ordinaire. Le montant que vous récupérez ensuite auprès du débiteur pour ces frais reste une indemnité, sans TVA.
Écritures chez le créancier
Exemple : facture de 2 420 EUR TVA comprise restée impayée. Vous confiez le dossier à une société de recouvrement qui facture 150 EUR HTVA. Le débiteur finit par payer la facture, 60 EUR d’intérêts et 40 EUR d’indemnité forfaitaire.
| Opération | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Honoraires de recouvrement | 61 Services et biens divers | 150 | |
| 411 TVA à récupérer | 31,50 | ||
| 440 Fournisseurs | 181,50 | ||
| Encaissement du débiteur | 550 Banque | 2 520 | |
| 400 Clients | 2 420 | ||
| 75 Produits financiers (intérêts de retard) | 60 | ||
| 74 Autres produits d’exploitation (indemnité) | 40 |
Tant que le débiteur n’a ni payé ni été condamné, les intérêts et indemnités réclamés restent hors comptabilité : un produit incertain ne se comptabilise pas. Si la société de recouvrement retient sa commission sur les sommes encaissées et vous verse le net, enregistrez quand même séparément l’encaissement brut et sa facture de commission ; sinon, la TVA déductible et le lettrage du client disparaissent.
Écritures chez le débiteur
L’entreprise qui paie en retard comptabilise les intérêts en 650 Charges des dettes et l’indemnité en charges d’exploitation diverses, sans TVA. Ces montants sont en principe déductibles à l’impôt, car liés à l’activité ; ils ne doivent pas être confondus avec les amendes, qui ne le sont pas.
Si rien n’est récupéré
Une créance qui reste impayée malgré le recouvrement fait l’objet d’une réduction de valeur, puis d’une perte définitive quand l’irrécouvrabilité est établie. La TVA de la facture initiale peut, sous conditions, être récupérée ; les étapes sont décrites dans les créances douteuses et pertes sur créances. Les frais de recouvrement engagés restent une charge de l’exercice.
Prévoir avant de réclamer
Les intérêts et l’indemnité n’ont d’effet dissuasif que s’ils sont annoncés : mentionnez-les dans vos conditions générales et sur vos factures, et appliquez-les avec constance. Le bon moment pour les ajouter dans un rappel dépend de votre routine de relance : réclamés dès le premier jour de retard à un bon client, ils coûtent souvent plus en relation commerciale qu’ils ne rapportent.