Un comptable qui suit une journée sur la réforme de la TVA, une graphiste qui apprend un logiciel 3D, un gérant de SRL qui s’inscrit à un MBA, une entreprise qui forme ses magasiniers au chariot élévateur : quatre formations, quatre traitements possibles. La question n’est jamais « est-ce une formation ? », mais « à quoi sert-elle pour l’activité ? ».
Le critère de déduction
Une dépense de formation est déductible si elle est faite pour acquérir ou conserver des revenus imposables de l’activité exercée :
- maintien et mise à jour des connaissances du métier ;
- apprentissage d’un outil, d’une technique ou d’une réglementation utilisés dans l’activité ;
- formations imposées par la profession ou par la sécurité (permis spécifiques, certifications, recyclages).
Une formation qui prépare à une activité différente, sans lien avec celle exercée, est en principe une dépense personnelle d’investissement dans sa propre carrière. La frontière n’est pas toujours nette : un ingénieur indépendant qui suit une formation en gestion de projet reste dans son activité ; s’il suit une formation de kinésithérapeute, il prépare une reconversion.
Selon qui est formé
| Personne formée | Qui paie | Traitement |
|---|---|---|
| Indépendant en personne physique | lui-même | frais professionnel déductible si lien avec l’activité |
| Gérant ou administrateur de société | la société | frais de la société si la formation sert son activité ; sinon avantage de toute nature |
| Salarié | l’employeur | frais de personnel déductible, non imposable pour le salarié |
Pour le dirigeant, un diplôme général et coûteux (un MBA, une langue sans usage dans l’entreprise) mérite une note écrite expliquant l’intérêt pour la société. Sans cette justification, l’administration peut y voir un avantage personnel, imposable chez le dirigeant.
TVA sur les formations
- La formation professionnelle dispensée par un organisme reconnu ou de droit public est en principe exonérée de TVA : la facture ne mentionne pas de TVA, il n’y a rien à déduire.
- Un formateur ou une société privée qui n’entre pas dans l’exonération facture 21 % de TVA, déductible dans les conditions habituelles.
- Une formation à l’étranger, sur mesure pour votre entreprise, facturée par un prestataire de l’Union est en principe taxable en Belgique par autoliquidation : base en grille 88, TVA due en grille 55, déduite en grille 59.
- L’accès à un séminaire ouvert au public à l’étranger est taxé dans le pays où il se tient : la TVA locale éventuelle ne se déduit pas dans la déclaration belge mais peut faire l’objet d’une demande de remboursement de TVA étrangère via Intervat.
Écritures
Formation de deux jours pour un salarié, 900 EUR HTVA chez un formateur privé, plus 180 EUR d’hôtel :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 623 Autres frais de personnel, formation | 900 | |
| 411 TVA à récupérer | 189 | |
| 440 Fournisseurs | 1 089 |
L’hôtel et les déplacements suivent les règles des frais de voyage d’affaires. Pour le dirigeant ou une formation générale de l’entreprise, un sous-compte de 61 est plus parlant. Une inscription payée en décembre pour une formation en mars de l’exercice suivant passe en 490 Charges à reporter à la clôture.
Les obligations de l’employeur
Le droit individuel à la formation prévu par la loi donne aux salariés un nombre minimal de jours de formation par an et par équivalent temps plein ; les entreprises d’au moins 20 travailleurs établissent en outre un plan de formation. Le détail figure dans votre commission paritaire et auprès de votre secrétariat social. Les heures de formation sont du temps de travail, rémunéré normalement.
Pour une formation longue et coûteuse, le contrat de travail peut contenir une clause d’écolage : le travailleur rembourse une partie du coût s’il quitte l’entreprise peu après. Elle n’est valable que dans les conditions fixées par la loi sur les contrats de travail, notamment un seuil de rémunération et une durée limitée.
Aides et subsides
Les trois Régions proposent des aides à la formation des PME et des indépendants, sous forme de chèques ou de portefeuille de services, qui couvrent une partie de la facture d’un prestataire agréé. Les conditions et pourcentages changent régulièrement : vérifiez-les avant l’inscription, car l’aide est souvent à demander avant la formation.
L’aide perçue est un produit, comptabilisé en 740 Subsides d’exploitation quand elle est acquise ; elle ne réduit pas la charge de formation. Son suivi est détaillé dans les aides et subsides aux PME.
Le dossier de preuve
Gardez pour chaque formation la facture au nom de l’entreprise, le programme, l’attestation de présence et, pour le dirigeant, une phrase sur le lien avec l’activité. En contrôle, c’est le programme qui démontre l’utilité professionnelle, plus que le prix.