Le lunch d’équipe du vendredi, le dîner avec un prospect, les sandwiches commandés pour une réunion de chantier, le drink offert aux clients après une présentation, la soirée de fin d’année : ces dépenses se ressemblent sur le relevé de la carte, mais elles relèvent de quatre régimes fiscaux différents.
Quel régime pour quel repas
| Situation | Catégorie | Déduction à l’impôt |
|---|---|---|
| Repas au restaurant avec un client, un fournisseur, un prospect | frais de restaurant | 69 % |
| Repas au restaurant entre collègues | frais de restaurant | 69 % |
| Drink, cocktail, traiteur pour des clients, invitation à un événement | frais de réception | 50 % |
| Fête du personnel ouverte à tous, une fois par an | avantage social | 100 % |
| Café, eau, collations à disposition du personnel au bureau | frais de personnel | 100 % |
| Repas couvert par une indemnité forfaitaire de séjour en mission | frais propres de l’employeur | 100 % |
La limite de 69 % vise le repas consommé dans un établissement de restauration. Celle de 50 % vise les frais exposés pour recevoir des tiers : boissons et nourriture servies lors d’une réception, location de salle pour un événement client, invitations à des spectacles. Les cadeaux d’affaires suivent aussi la limite de 50 %, avec leurs propres règles de TVA, décrites dans les cadeaux clients et fournisseurs.
La part non déductible se calcule sur le coût total, TVA non récupérable comprise, et s’ajoute au résultat imposable comme dépense non admise.
Exemples chiffrés
- Dîner avec un client : addition de 150 EUR TVA comprise. Dépense non admise : 31 % de 150, soit 46,50 EUR.
- Réception après une présentation, traiteur à 2 000 EUR HTVA plus 420 EUR de TVA : coût de 2 420 EUR, dont 1 210 EUR non admis.
- Fête de fin d’année pour tout le personnel, 3 000 EUR TVA comprise : entièrement déductible, la TVA restant dans le coût.
- Lunch d’équipe de cinq personnes au restaurant, 200 EUR : déductible à 69 %, soit 62 EUR non admis.
La fête du personnel
L’administration admet une déduction complète pour une fête par an, organisée pour l’ensemble du personnel à une occasion précise (fin d’année, anniversaire de l’entreprise). Une soirée réservée à la direction, ou plusieurs fêtes dans l’année, retombent sous les limites ordinaires. Pour les travailleurs, cette fête est un avantage social non imposable. Un gérant non salarié qui y participe ne change pas le traitement, mais une fête organisée surtout pour les associés et leurs proches n’est plus une fête du personnel.
TVA sur restaurant et réception
Le Code de la TVA exclut la déduction sur deux familles de dépenses :
- les frais de nourriture et de boissons et les frais de logement, y compris au restaurant ;
- les frais de réception, c’est-à-dire l’accueil de tiers, quelle que soit sa forme.
La TVA sur ces factures reste donc une charge, quel que soit le caractère professionnel du repas. Elle n’est pas « à moitié » déductible comme l’impôt : elle ne l’est pas du tout, et il n’y a rien à porter en grille 59.
Deux exceptions comptent en pratique :
- le personnel en déplacement pour exécuter une prestation ou une livraison hors de l’entreprise : le repas du technicien qui intervient toute la journée chez un client ouvre le droit à déduction ;
- les repas et boissons achetés pour être revendus ou fournis contre paiement, par exemple par un traiteur ou un organisateur qui refacture le repas à ses clients avec TVA.
Au restaurant, la facture distingue la nourriture à 12 % et les boissons à 21 %. Cette ventilation n’a pas d’effet sur la déduction, mais elle compte pour une entreprise qui refacture le repas. Un restaurant équipé d’un système de caisse enregistreuse remet un ticket TVA ; si vous demandez une facture au nom de votre société, assujettie belge, elle doit vous parvenir sous forme structurée via Peppol.
Pour la TVA, une seule question suffit donc : le repas a-t-il été revendu ou pris par un salarié en mission d’exécution ? Si non, toute la TVA va en charge.
Réunions internes
Les sandwiches et boissons servis pendant une réunion de travail entre collègues, au bureau, sont des frais de personnel, déductibles à l’impôt ; leur TVA relève de la même exclusion que les autres frais de nourriture. Si des clients participent à la réunion, la dépense devient un frais de réception limité à 50 %. Une réunion au restaurant reste un frais de restaurant à 69 %.
L’indépendant qui mange seul
Le repas de l’indépendant seul, sur son lieu de travail ou à proximité, est une dépense privée : il faut bien manger, que l’on travaille ou non. Seuls les repas pris en déplacement professionnel, ou avec un client, entrent dans les frais professionnels, avec les mêmes limites.
Comptes et pièces
Ouvrez des sous-comptes séparés pour les frais de restaurant, les frais de réception, la fête du personnel et les collations du personnel : le calcul des dépenses non admises en fin d’année devient une simple lecture de la balance. Les dépenses de personnel vont en 623 Autres frais de personnel, les autres dans la rubrique 61.
Pour chaque repas avec des tiers, notez sur la pièce les convives (nom, société) et l’objet. Sans ces mentions, l’administration peut considérer le repas comme privé. Les principes communs à toutes les dépenses de représentation sont rappelés dans les frais de représentation, et les repas en voyage dans les frais de voyage d’affaires.