Une clôture qui arrive « quand on a le temps » finit toujours par croiser une échéance de TVA ou de dépôt. La bonne méthode consiste à partir des dates légales belges, puis à placer la clôture comptable quelques jours avant chacune d’elles.
Les jours exacts changent selon votre périodicité et sont parfois adaptés par l’administration : vérifiez-les dans le calendrier fiscal du SPF Finances et notez-les dans votre agenda au début de chaque année.
Chaque mois
| Obligation | Qui | Où |
|---|---|---|
| Paie et fiches de paie | secrétariat social | — |
| Déclaration et paiement du précompte professionnel (formulaire 274) | employeur | FinProf |
| Déclaration TVA mensuelle et paiement | assujettis mensuels | Intervat |
| Relevé intracommunautaire mensuel | si livraisons intracom au-delà du seuil | Intervat |
Chaque trimestre
- Déclaration TVA trimestrielle pour les assujettis qui ont opté pour ce régime.
- DmfA : déclaration trimestrielle des salaires et cotisations à l’ONSS, en principe préparée par le secrétariat social.
- Versements anticipés d’impôt des sociétés : quatre échéances par an. Un versement manqué entraîne une majoration à l’ISOC.
- Cotisations sociales trimestrielles de l’indépendant à sa caisse d’assurances sociales.
Chaque année
| Moment | Obligation |
|---|---|
| Début d’année | fiches fiscales 281 via Belcotax-on-web, dans le délai annoncé par le SPF Finances |
| Au plus tard le 31 mars | listing annuel des clients assujettis |
| Dans les 6 mois suivant la clôture | assemblée générale qui approuve les comptes annuels |
| Dans les 30 jours de l’approbation, et au plus tard 7 mois après la clôture | dépôt des comptes annuels à la Centrale des bilans de la BNB |
| Délai fixé chaque année | déclaration ISOC via Biztax |
| Chaque année | confirmation des données du registre UBO |
Le détail des délais de dépôt est repris dans calendrier de dépôt des comptes annuels à la BNB.
Caler la clôture mensuelle sur ces dates
Un rythme réaliste pour une PME qui déclare la TVA chaque mois :
- J+3 : extraits CODA importés, rapprochement bancaire fait.
- J+5 : factures d’achat Peppol du mois validées, ventes complètes.
- J+8 : écritures de paie du secrétariat social passées, provisions mensuelles comptabilisées.
- J+10 : compte de TVA rapproché, déclaration prête à être vérifiée.
- Avant l’échéance : déclaration déposée et paiement exécuté avec la bonne communication.
La méthode complète est décrite dans clôture mensuelle pour petites entreprises.
Clôture annuelle : compter à rebours
Pour un exercice clôturé au 31 décembre et une assemblée en juin, la balance définitive doit être prête vers la fin avril, afin de laisser le temps de rédiger les comptes annuels, l’éventuel rapport de gestion et le contrôle du commissaire s’il y en a un. Prévoyez l’inventaire physique au jour de clôture, sans attendre.
Une alerte automatique par échéance évite les oublis : voir alertes d’échéances comptables.