Les écritures récurrentes permettent d’obtenir un résultat mensuel lisible sans recalculer chaque mois les mêmes montants. Elles ne remplacent pas les pièces : elles répartissent dans le temps des montants déjà connus ou estimés de façon raisonnable.
Les bonnes candidates
| Écriture mensuelle | Comptes PCMN | Base de calcul |
|---|---|---|
| Amortissement des immobilisations | 630 / 2x09 | tableau d’amortissement, linéaire et prorata temporis |
| Reprise d’une assurance payée d’avance | 61 / 490 | prime annuelle divisée par douze |
| Provision pour pécule de vacances des employés | 62 / 456 | pourcentage de la masse salariale communiqué par le secrétariat social |
| Estimation de l’impôt des sociétés | 670 / 450 | résultat estimé et taux applicable |
| Reprise d’un produit facturé d’avance (abonnement annuel) | 493 / 70 | durée du contrat |
| Intérêts courus d’un emprunt | 650 / 492 | tableau de remboursement de la banque |
Ce qui ne doit pas être automatisé
- Les loyers et abonnements facturés : depuis l’obligation Peppol entre entreprises belges, la facture arrive chaque mois sous forme structurée. Elle doit être encodée comme pièce, avec sa TVA, et non remplacée par une écriture modèle.
- Les salaires : les montants varient chaque mois (heures, absences, primes) ; ils viennent des décomptes du secrétariat social.
- Les paiements récurrents : ils viennent des extraits CODA et se lettrent avec la facture.
Mettre en place un modèle propre
- Une pièce de référence par modèle : contrat, tableau d’amortissement, note de calcul.
- Une date de fin explicite. Un modèle sans fin est un modèle oublié.
- Un libellé qui permet de retrouver la source : « étalement assurance RC 01/12 ».
- Un montant arrondi et une écriture d’ajustement prévue au dernier mois pour absorber les centimes.
La revue trimestrielle
Une fois par trimestre, listez tous les modèles actifs et posez trois questions : le contrat existe-t-il toujours, le montant est-il encore juste, le compte d’attente ou de régularisation concerné revient-il à zéro en fin de période ? Un compte 490 qui grossit d’année en année est le signe d’un étalement jamais clôturé.
Exemple
Une police d’assurance de 1 800 EUR est payée en janvier pour l’année. À l’encodage : 490 Charges à reporter 1 800 EUR. Chaque mois : débit 61 Assurances 150 EUR, crédit 490 150 EUR. En décembre, le 490 lié à cette police est à zéro et le modèle s’arrête.
Pour compléter : les abonnements et charges récurrentes en comptabilité, les amortissements des immobilisations et la provision pour pécule de vacances.