La plupart des PME belges confient le calcul des salaires à un secrétariat social. Celui-ci produit chaque mois un journal de paie et transmet les déclarations sociales. La comptabilité, elle, enregistre les écritures à partir de ce journal. Le risque est de croire que tout concorde parce que le secrétariat s’en charge, alors qu’une écriture oubliée ou un paiement mal imputé suffit à créer un écart qui ne se voit qu’à la fin de l’année.
Les chiffres qui doivent concorder
| Source | Compte du PCMN | Rythme du contrôle |
|---|---|---|
| Rémunérations nettes du journal de paie | 455 rémunérations | chaque mois, après le paiement des salaires |
| Précompte professionnel retenu, déclaration 274 | 453 précomptes retenus | chaque mois ou trimestre, selon votre périodicité |
| Cotisations ONSS travailleur et employeur, DmfA | 454 ONSS | chaque trimestre |
| Provision pour pécules de vacances | 456 pécules de vacances | à chaque clôture |
| Charge brute totale | classe 62 | chaque trimestre et à la clôture |
| Fiches 281.10 envoyées via Belcotax-on-web | classe 62 et 453 cumulés | une fois par an |
Le contrôle mensuel, en cinq minutes
- Comparez le total net du journal de paie avec le crédit du 455 du mois.
- Vérifiez que le virement des salaires a soldé le 455 ; un solde résiduel signifie un salaire non payé ou payé deux fois.
- Comparez le précompte retenu du mois au montant de la déclaration 274 introduite via FinProf.
- Vérifiez que le paiement du précompte au SPF Finances a soldé le 453 pour la période.
Le contrôle trimestriel ONSS
La DmfA reprend, par travailleur, les rémunérations et les cotisations du trimestre. Comparez son total avec le mouvement du 454 sur le trimestre, puis avec les provisions mensuelles payées à l’ONSS. Une différence vient souvent :
- d’une réduction de cotisations (premier engagement, groupe cible) appliquée dans la DmfA mais pas dans les provisions
- d’un travailleur entré ou sorti en cours de trimestre, avec une Dimona tardive
- d’un avantage de toute nature ajouté en fin de trimestre
Exemple d’écart
Au 30 juin, le 454 présente un solde créditeur de 1 840 EUR alors que l’ONSS ne réclame rien. Après analyse, il s’agit d’une réduction groupe cible accordée dans la DmfA : les provisions mensuelles ont été versées sur la base des cotisations brutes. L’écart doit être confirmé par le décompte de l’ONSS, puis régularisé.
Le contrôle annuel
Avant l’envoi des fiches 281 via Belcotax-on-web, comparez la somme des rémunérations imposables et du précompte de toutes les fiches avec les comptes 62 et 453 de l’année civile. C’est la dernière occasion de corriger sans devoir rectifier des fiches déjà transmises. Pour aller plus loin, voyez la réconciliation des salaires et de l’ONSS, les données comptables du secrétariat social et, pour la clôture, les charges de paie à la clôture mensuelle.