Dans une comptabilité moderne, la majorité des écritures proviennent de flux : factures de vente, factures d’achat reçues en format structuré, extraits bancaires CODA, journal de paie du secrétariat social. Restent les écritures manuelles, passées dans le journal des opérations diverses : régularisations, amortissements, reclassements, corrections. Elles sont peu nombreuses, mais ce sont elles qui modifient le plus le résultat.
Pourquoi elles méritent un contrôle propre
| Risque | Exemple |
|---|---|
| Erreur de compte | une réduction de valeur passée en 61 au lieu de 634 |
| Erreur de période | une provision de fin d’année datée du mois suivant |
| Correction qui masque un problème | un écart bancaire « soldé » par une écriture vers un compte de charges |
| Écriture sans justification | un reclassement dont personne ne se souvient six mois plus tard |
Les règles minimales
- Une pièce par écriture : calcul, tableau, courriel de décision, procès-verbal. Le Code de droit économique impose que chaque écriture s’appuie sur une pièce justificative.
- Un libellé qui explique : « régularisation assurance incendie octobre à septembre », pas « correction ».
- Une validation par une autre personne au-delà d’un seuil, ou pour toute écriture touchant les capitaux propres, la TVA ou la trésorerie.
- Aucune suppression : une écriture validée se corrige par une écriture inverse, jamais par effacement.
- Verrouillage des périodes : une fois la déclaration TVA déposée sur Intervat pour une période, cette période est fermée dans le logiciel.
La piste d’audit fiable
En TVA, l’assujetti doit pouvoir garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de ses factures, notamment par des contrôles qui établissent une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison ou la prestation. Le même principe vaut pour toute la comptabilité : il faut pouvoir remonter d’un montant des comptes annuels jusqu’à la pièce, et redescendre d’une pièce jusqu’aux comptes.
Concrètement, le logiciel doit enregistrer pour chaque écriture :
- qui l’a créée et quand ;
- qui l’a validée ;
- les modifications éventuelles avant validation ;
- le lien vers la pièce justificative.
Voir piste d’audit fiable dans un logiciel comptable.
La revue mensuelle des OD
À chaque clôture mensuelle, éditez la liste des écritures manuelles du mois et vérifiez :
- les montants inhabituels ou ronds ;
- les écritures passées après la date de clôture prévue ;
- les écritures vers le compte d’attente 499 ;
- les écritures saisies et validées par la même personne.
Les droits d’accès
Limitez la saisie d’opérations diverses aux personnes qui en ont besoin et séparez, quand l’équipe le permet, la saisie de la validation. Pour l’organisation des rôles, voir rôles des utilisateurs dans un logiciel comptable ; pour la forme des corrections elles-mêmes, écritures de correction et reclassements.