Kontoen for kontorartikler og småt udstyr dækker de mange små køb, der holder et kontor kørende: papir, toner, kuglepenne, kabler, en headset, en skrivebordslampe. Udgifterne er små hver for sig og udgiftsføres med det samme. Problemet opstår, når kontoen bliver en opsamling for alt, der ikke passer andre steder.
Hvad hører hjemme på kontoen?
| Hører til | Hører ikke til |
|---|---|
| Papir, toner, kuverter, frimærker | Software og abonnementer, se software og abonnementer |
| Kabler, mus, tastaturer, opladere | Computere og skærme, hvis de aktiveres som driftsmidler |
| Kaffe, the og frugt til kontoret, hvis der ikke er en særskilt personalekonto | Mad til møder med kunder (repræsentation) |
| Mindre møbler og lamper under virksomhedens aktiveringsgrænse | Større indretning og møbler |
| Rengøringsartikler til kontoret | Rengøringsfirma (lokaleomkostning) |
Grænsen til anlægsaktiver
Varige ting, der bruges i flere år, er i princippet anlægsaktiver. Af praktiske grunde fastsætter de fleste virksomheder en aktiveringsgrænse: alt under grænsen udgiftsføres straks. Skattemæssigt kan småaktiver under en beløbsgrænse, der reguleres hvert år, straksafskrives. Regnskabsmæssigt kan virksomheden vælge en grænse, der giver mening for den, så længe den bruges konsekvent. Se aktiveringspolitik for anlægsaktiver og fradrag for småinventar.
Pas på med at dele et køb op for at komme under grænsen. Et samlet anlæg, fx en computer med skærm og dockingstation købt sammen, vurderes som én enhed.
Moms og bilag
Moms af kontorartikler kan trækkes fra fuldt ud, når de bruges i den momspligtige virksomhed. Køb i fysiske butikker giver ofte en kortkvittering; sørg for at få en faktura eller en kvittering med momsbeløb og butikkens CVR-nummer. Online køb fra udenlandske webshops kan være med udenlandsk moms, som ikke kan trækkes fra i Danmark.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Kontorartikler | 800 | |
| Købsmoms | 200 | |
| Bank | 1.000 |
Hold kontoen ren
Kig kontoen igennem ved månedsluk, og stil to spørgsmål til hver postering over et par tusind kroner: er det et aktiv, og findes der en bedre konto? Er kontoen vokset kraftigt i forhold til sidste år, er det næsten altid, fordi noget er bogført her ved en fejl. Se også fradrag for kontorartikler.