Debitorer er virksomhedens tilgodehavender hos kunder: fakturaer, der er sendt, men ikke betalt. I et regnskabsprogram er der to niveauer. Debitorbogholderiet har en konto pr. kunde med hver faktura og betaling. Debitorkontoen i finansbogholderiet er en samlekonto, hvor summen af alle kunders saldi står. De to skal altid give samme beløb.
Hvad påvirker debitorkontoen?
| Hændelse | Debitorer | Modkonto |
|---|---|---|
| Salgsfaktura | Debet | Salg og salgsmoms |
| Kreditnota | Kredit | Salg og salgsmoms |
| Indbetaling fra kunde | Kredit | Bank |
| Konstateret tab | Kredit | Tab på debitorer |
| Rykkergebyr og renter | Debet | Finansielle indtægter |
Posteringer direkte på samlekontoen uden om debitorbogholderiet skal undgås. Så stemmer de to niveauer ikke længere, og fejlen er svær at finde. De fleste programmer låser derfor samlekontoen for manuel bogføring.
Flere debitorkonti?
Én samlekonto er nok for de fleste. Det kan give mening at have en separat samlekonto for:
- koncernforbundne selskaber, som skal vises særskilt i årsrapporten
- kunder i fremmed valuta, hvis programmet ikke håndterer valuta pr. kunde
- tilgodehavender fra betalingsudbydere og kortindløsere, som ikke er egentlige kunder
Andre tilgodehavender
| Tilgodehavende | Hvornår det bogføres |
|---|---|
| Forsikringserstatning | når forsikringsselskabet har anerkendt kravet |
| Garantirefusion fra leverandør | når refusionen er aftalt |
| Betinget købesum fra salg af virksomhed | når betalingen er sandsynlig og kan måles |
| Tilbageholdt beløb ved factoring | når fakturaen er solgt, men en del af prisen først betales, når kunden har betalt |
| Kontraktlig tilbageholdelse (fx sikkerhed i byggeri) | når arbejdet er afleveret, men en del af betalingen holdes tilbage |
Disse beløb er ikke debitorer fra salg og bør stå på særskilte konti under andre tilgodehavender, så debitorlisten kan afstemmes rent.
Månedlig afstemning
- Træk en saldoliste pr. kunde pr. månedens sidste dag.
- Sammenlign totalen med saldoen på debitorkontoen.
- Gennemgå en aldersfordelt debitorliste, og find poster, der er forfaldne længe.
- Find kreditsaldi, altså kunder, der har betalt for meget eller har uudnyttede kreditnotaer.
Hvordan aldersfordelingen bruges, står i aldersfordelte debitorer, og kreditsaldi i gamle kreditbalancer hos kunder.
Værdien i balancen
Debitorerne skal i årsregnskabet måles til den værdi, virksomheden forventer at få ind. Er en kunde gået konkurs, eller er en faktura bestridt, kan det være nødvendigt at nedskrive. Det sker på en særskilt konto eller som en reduktion af debitorerne; se tab på debitorer og nedskrivninger.
Moms er med i saldoen
Debitorsaldoen indeholder salgsmomsen, fordi kunden skal betale fakturaens totalbeløb. Bruges debitorsaldoen til nøgletal som kredittid, skal momsen trækkes fra eller lægges til salget, så tallene kan sammenlignes. Se også kreditstyring og rykkerproces.