El, varme, vand og renovation er faste udgifter i næsten alle virksomheder med egne lokaler. Det særlige ved dem er afregningen: forsyningsselskabet opkræver aconto hver måned eller hvert kvartal og laver en årsopgørelse, der giver en efterregning eller et tilgodehavende. Bogføringen skal tage højde for begge dele.
Én eller flere konti?
| Konto | Hvornår giver den mening? |
|---|---|
| El | Altid, hvis el er en væsentlig udgift (produktion, køl, servere) |
| Varme og gas | Når virksomheden selv betaler varme |
| Vand og afledning | Fx restauranter, frisører og vaskerier |
| Renovation | Når virksomheden har egen affaldsordning |
| Forsyning, samlet | Kontorvirksomheder, hvor det samlede beløb er beskedent |
Betales forsyning som en del af huslejen, bogføres det sammen med huslejen, medmindre lejekontrakten specificerer et særskilt acontobeløb til varme eller vand. Så kan det med fordel stå på forsyningskontoen; se husleje og lokaler i kontoplanen.
Moms og afgifter
Moms af el, varme og vand til virksomhedens momspligtige aktiviteter kan trækkes fra som købsmoms. Regningerne indeholder desuden energiafgifter. Nogle momsregistrerede virksomheder kan få en del af afgifterne godtgjort via momsangivelsen, afhængigt af hvad energien bruges til, mens afgiften på andet forbrug er en endelig omkostning. Reglerne er detaljerede, så tjek din situation på skat.dk om moms eller med en rådgiver, før du indberetter godtgørelse.
Acontobetalinger og årsopgørelse
Acontobeløbene er et skøn. Bogføres de som omkostning, ser hver måned rigtig ud, så længe skønnet passer. Ved årsopgørelsen kommer forskellen:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| El | 3.200 | |
| Købsmoms | 800 | |
| Leverandørgæld | 4.000 |
Her er efterregningen 3.200 kr. plus moms. Kommer opgørelsen kort efter årsskiftet, men vedrører det forgangne år, skal den hensættes i årsregnskabet. Ved månedsregnskaber kan du hensætte et månedligt beløb, hvis du ved, at acontobeløbet er sat for lavt, fx efter en prisstigning.
Hjemmekontor og blandet brug
Har en selvstændig kontor i sin private bolig, kan kun den erhvervsmæssige andel af el og varme bogføres i virksomheden. Den bør opgøres efter en fornuftig fordelingsnøgle, fx areal eller målt forbrug, og dokumenteres. Se fradrag for hjemmekontor.
Kontrol
- Sammenlign årets forsyningsudgifter med sidste år. Store stigninger skyldes ofte en dobbeltbogført acontoregning.
- Kontrollér, at fjernaflæsning eller måleraflæsning stemmer med opgørelsen.
- Tilbagebetalinger fra forsyningsselskabet skal krediteres forsyningskontoen, ikke bogføres som indtægt.