Husleje er for mange virksomheder den største faste omkostning efter løn. I kontoplanen hører den under lokaleomkostninger sammen med el, varme, rengøring og vedligeholdelse af lokalerne. Selve bogføringen er enkel, men tre spørgsmål skal afklares ved lejemålets start: er der moms på lejen, betales der forud, og er der et depositum?
Lokaleomkostninger i kontoplanen
| Konto | Indhold |
|---|---|
| Husleje | Grundleje og eventuelle faste tillæg |
| El, varme og vand | Hvis betalt særskilt; se el, varme og forsyning |
| Rengøring | Rengøringsfirma og artikler |
| Vedligeholdelse af lokaler | Maling, reparationer |
| Ejendomsskat og fællesudgifter | Hvis de opkræves særskilt |
Moms på husleje
Udlejning af erhvervslokaler er som udgangspunkt momsfri. Mange udlejere er dog frivilligt momsregistreret for udlejningen og lægger moms på lejen. Så kan virksomheden trække momsen fra som købsmoms, hvis den har momspligtige aktiviteter. Det står i lejekontrakten og på huslejeopkrævningen. Bogfør aldrig moms af husleje, hvis udlejeren ikke opkræver den.
Husleje forud for et kvartal
Lejen for januar til marts betales 1. januar med 45.000 kr. plus moms.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Husleje | 15.000 | |
| Forudbetalt husleje | 30.000 | |
| Købsmoms | 11.250 | |
| Bank | 56.250 |
I februar og marts flyttes 15.000 kr. hver måned fra forudbetalt husleje til husleje. Betales kvartalslejen i december for det følgende kvartal, er hele beløbet forudbetalt ved årsafslutningen.
Depositum og forudbetalt leje er ikke det samme
Et depositum er sikkerhed for udlejeren og betales tilbage ved fraflytning, fratrukket eventuelle istandsættelsesudgifter. Det er et tilgodehavende i balancen, ikke en omkostning. Forudbetalt leje er derimod leje for de sidste måneder af lejemålet, som modregnes i slutningen. Begge står i balancen; se deposita og sikkerhedsstillelser.
Indretning af lejede lokaler
Vægge, køkkener, belysning og andre installationer, som lejeren betaler, er indretning af lejede lokaler. Det er et anlægsaktiv, der afskrives, ikke en huslejeudgift. Se lejemålsforbedringer i kontoplanen.
Hjemmekontor
Bruger en selvstændig en del af sin private bolig som kontor, er det ikke husleje i virksomheden, men et særligt fradrag efter skattereglerne. Det bogføres ikke som husleje til ejeren selv; se fradrag for hjemmekontor.
Den løbende arbejdsgang med husleje og leasing er beskrevet i husleje og leasingomkostninger i bogføringen.