Efter ferieloven optjener medarbejdere ferie løbende og kan holde den kort efter (samtidighedsferie). Hver måned opstår der derfor en feriepengeforpligtelse: virksomheden skylder ferie, som endnu ikke er afholdt eller udbetalt. Den skal stå som gæld i balancen, ellers ser resultatet bedre ud i de måneder, hvor ferien optjenes, og dårligere i sommermånederne.
To ordninger, to bogføringer
| Medarbejdertype | Ordning efter ferieloven | Hvad virksomheden skylder |
|---|---|---|
| Fast månedsløn (typisk funktionærer) | Ferie med løn plus ferietillæg | Løn under ferien og ferietillæg |
| Timeløn eller variabel løn | Feriegodtgørelse | En procentdel af lønnen, der betales til FerieKonto eller en feriekasse |
For månedslønnede fortsætter lønnen under ferien. Omkostningen ved selve ferien er derfor allerede en del af den løbende løn; det, der skal periodiseres, er primært ferietillægget og værdien af ikke-afholdte feriedage ved fratrædelse eller periodens udløb. For timelønnede beregnes feriegodtgørelse af lønnen og afregnes til FerieKonto eller en feriekasse efter overenskomst.
Kontoer, der giver overblik
- Feriepenge og ferietillæg (omkostning under personaleomkostninger)
- Skyldige feriepenge (kortfristet gæld): optjent, ikke-afregnet ferie
- Skyldig feriegodtgørelse til FerieKonto/feriekasse (kortfristet gæld), hvis I har timelønnede
Hold gerne ferietillæg og feriegodtgørelse adskilt, hvis I har begge typer ansatte. Så kan du afstemme hver saldo mod sin egen opgørelse.
Eksempel: feriegodtgørelse for en timelønnet
En timelønnet medarbejder tjener 20.000 kr. i en måned. Med en feriegodtgørelse på 12,5 % skylder virksomheden 2.500 kr.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Feriepenge | 2.500 | |
| Skyldig feriegodtgørelse | 2.500 |
Når beløbet indbetales, debiteres den skyldige konto, og banken krediteres. Lønsystemet laver normalt posteringen, men du skal sikre, at den rammer de rigtige konti.
Feriepengeforpligtelsen ved månedsluk
Lav en opgørelse over optjente, ikke-afholdte feriedage pr. medarbejder og værdisæt dem til den aktuelle løn. Sammenlign med saldoen på skyldige feriepenge, og bogfør forskellen som regulering af omkostningen. Mange lønsystemer kan levere opgørelsen direkte; brug den som bilag. Metoden er beskrevet i feriepengeafstemning hver måned.
Faldgruber
- Fratrædelse: ikke-afholdt ferie skal afregnes som feriegodtgørelse. Hvis forpligtelsen ikke er opgjort løbende, kommer hele omkostningen i fratrædelsesmåneden.
- Overført ferie: aftalt overførsel af ferie til næste ferieafholdelsesperiode betyder, at forpligtelsen bliver stående længere. Den skal stadig med i balancen.
- Bonus og provision kan indgå i beregningsgrundlaget for feriepenge. Tjek jeres aftaler, og se bonus og provision i kontoplanen.
Reglerne er beskrevet nærmere i feriepenge og ferieloven, og selve lovteksten findes i ferieloven på Retsinformation.